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第二章 秘书的基本条件 第一节 从事秘书工作的职业准备 一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图： “中枢神经”的作用 2、白领成熟的标志 白领成熟的主要标志是精神上的自立。 所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题。 一个成熟的秘书，要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事沉着而又灵活，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能自觉进行自我管理。 二、自我管理 由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。 1、学习管理——随时“充电” 2、时间管理——做好计划 3、健康管理——身心健康 4、感情管理——不感情用事；避免办公室恋情 5、金钱管理——成本管理；个人“理财计划” 一、认清秘书新人工作的特点 第二节 从事秘书工作的思想准备 特点二 工作繁重： 时间长；任务重 特点四 工作“清闲”：无聊；上网 特点三 待遇较“低” 二、注重自我提升 1、充分发挥主观能动性 【实用案例】参见课本第8页 【小贴士】 （1）需要充分发挥主观能动性，自己找事做； （2）必须有强烈的上进心； （3）必须注意自己是否越位。 2、提高工作的“含金量” 实用案例：参见课本第9页 【小贴士】 工作中要精益求精的态度，给自己每 一份工作增加“附加值”，提高工作中 的“含金量” 3、充分发挥职务优势 实用案例：参见课本第10页 【小建议】学会利用职位优势，突破本职工作的束缚，逐步开阔视野，从整个公司运营的角度来观察问题，模仿上司的思路思考问题。 秘书如何利用优势： 第一，仔细阅读和琢磨自己经手的各种文件和资料。 第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话。 第三，留意网上和报纸上有关本行业的新闻和动向，遇到不懂得问题就向同事请教。 4、在“打杂”中创造机会 【实用案例】 　　　 小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己。 　　　 上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，他说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于机加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。 这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽技术总监用原子、电子负荷等理论解释了半天，大家仍然感到有些云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小萌悄声问总裁是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语言解析了什么叫纳米和纳米产品的功效……会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让小萌负责公司整个纳米项目的协调工作。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早己胸有成竹了。 　　　提问：案例中，秘书小萌如何利用“打杂”的优势，不断创造机会，追求发展。 【小贴士】不仅要有主动积极的精神，也要有勇气，不断创造机会 第三节 秘书必备的品质 实用案例之：缜密 参见书本第18页 【小贴士】 对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的，秘书必须办事缜密，留有余地，事事考虑在先。 第四节 秘书必备的能力 一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工作，她还必须具备高度的判断能力和执行能力、理解能力和洞察能力、信息收集能力和写作能力、交流沟通能力OA操作能力。 一、判断能力与执行能力 1、能分析问题 实用案例：参见书本第14页 冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎么做； 2、具备解决问题的常识和经验 3、能迅速采取行动 二、理解能力与洞察能力 实用案例：参见书本第21页 作为秘书需要有这样准确的判断