关于做好2011届毕业生档案寄发工作的通知.docVIP

关于做好2011届毕业生档案寄发工作的通知 各有关学院： 为做好2011届毕业生档案寄发工作，避免工作中出现不必要的麻烦，现将有关安排及注意事项通知如下： 1．发放材料：2011年6月24日（周五）上午10：00在就业中心（104室）召开培训会，发放档案邮寄用信封（每生一个，以后不补）、《河南理工大学档案转递单》、毕业生就业数据。 2．档案寄发前的整理： 第一步（抽捡寄发档案），各学院按就业中心所提供已就业毕业生数据，抽出需要寄发的档案； 第二步（打印地址），对需邮寄档案的毕业生，对照“就业计划数据库”，一般按“派遣单位”邮寄，不允许寄到具体单位；地址中只需明确单位所在地市或县，不需邮编、街道门牌等；单位的具体收件部门一般为：企业、学校---人事处，考研---研招办，部队、公安---政治部，人事局、教育局、人才交流中心、人才市场---毕分办，寄件单位（落款）---河南理工大学**学院；地址统一用1号宋体打印（详见附件2）； 第三步（材料装袋），对照档案邮寄地址填写《河南理工大学档案转递单》第一、二联内容（第二联加盖学院公章），撕下第二、三联，连同就业报到证副联（白色）一并装入对应学生的档案袋中；再将学生档案装入信封，并将已打印好的对应学生的邮寄地址、寄件单位贴至信封上，填写上本院（系）对应档案编号后贴封条封口，并在邮寄地址条、密封条处加盖骑缝章； 第四步（打印机要单），打印《机要文件交寄单》一式三份（详见附件1）： 寄件单位---河南理工大学***学院 发出日期---2011年7月6日 登记人、送件人----填写“学院档案管理人”姓名 收件单位名称及住址---按信封上地址填写 机要通信编号---空（邮政局填写） 无需封装档案：凡发往焦作煤业集团、焦作人事局、考取校内研究生的档案（不用装邮寄信封）及校内国防毕业生档案，请分别挑出打捆、列清单，不用封口，不再出现至《机要文件交寄单》。国防毕业生和考取校内研究生的档案，由学院直接送交研究生处、后备役学院（武装部），其它送就业中心； 第五步（档案打捆），各学院以本单位《机要文件交寄单》中毕业生名单顺序，按每页打一捆，每捆表面加写一张“***学院第**捆共**捆”字样。 3．转交档案：往就业中心交档案（审验）时间：7月4日前必须将以上整理好的档案连同《机要文件交寄单》（一式三份）交就业中心。具体送交日期安排如下： 6月30日上午 体育学院 音乐学院 文法学院 数信学院 6月30日下午 理化学院 安全学院 外语学院 应急学院 7月1日上午 资环学院 设计学院 能源学院 材料学院 7月1日下午 经管学院 土木学院 机械学院 测绘学院 7月4日上午 计算机学院 电气学院 4．各学院于2011年7月8日到就业中心领取邮局返还《机要文件交寄单》。 5．后期零星档案的寄发一般每月一次，时间为每月8日左右，各学院应在每月6日前将密封好的档案送至就业中心。 6．就业中心咨询电话：3987382 联系人：付生德 附件： 1、机要文件交寄单(样本) 2、档案邮寄地址（样本） 就业中心 2011年6月24日 机要文件交寄单(样本) 邮寄单位：河南理工大学××××学院 发出日期：2011年7月6日 第 号 第 页 格数 收件单位名称及地址 机要通信编号(邮局填） 备考 1 河南省平顶山市 平顶山煤业（集团）有限责任公司人事处 2 河南省郑州市 河南人才市场毕分办 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 本页合计 2 件 本号单共计 页 件 贴票文件资费￥ 接收人员章： 登记人： 张景 送件人： 张景 档案邮寄地址（样本） 如： 河南省平顶山市 平顶山煤业（集团）有限责任公司 人事处 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 河南省郑州市 郑州大学 研