秘书职前培训.ppt

第一章????秘书培训及会务准备? 第一节????????????? 秘书岗前培训 总经理办公室： 李总：“小王啊，这次公司召了一批办公室文员，我打算在她们岗前培训班上讲一讲秘书工作的沿革、发展及意义，当然是很简单的，重点是要讲一下秘书的职业道德问题，你是秘书专业毕业的，这个讲话稿就由你来起草吧！” 王俐：“好的，李总！” 秘书办公室： 小王第一次接受李总的任务，可是一定要做好的哦！经过思考，她终于拟定了要写的内容：1，什么是秘书；2，秘书工作特点及发展前景；3，秘书工作的作用。4，秘书职业道德的内容。 相关知识： （一）秘书 “秘书”一词大约在我国汉代以前就已出现，当时指的是神秘之书或密藏之书。汉代以后，逐渐成为一种官职名称。三国时曹操设“秘书令”，掌管机要，略具了现代秘书的一些职能。经过一千多年的演变，直到孙中山领导的中华民国政府成立，现代秘书职业才真正确立起来。 西方“秘书”一词源于拉丁文字“Secretarius”，意为可靠的职员。在英语词汇中，“Secretary”除指秘书外，另有书记、干事、大臣、部长等义。 我们认为，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助 工作人员与公物服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 （二）秘书工作特点及发展前景 秘书工作最为主要的特点是领导近身综合辅助性，角色意识的多重性，公共事务操办性，职能活动中介性，作息边界模糊性，主辅运作协同性，工作绩效隐透性。其发展前景可以概括为：社会普遍化、专业细致化与职能多样化。 （三）秘书工作的意义 秘书工作在单位中主要起枢纽作用。一般包括参谋作用、办事作用、窗口作用、督查作用等。 （四）秘书职业道德 1，文明礼貌；2，爱岗敬业；3，诚实守信；4，办事公道； 5，勤劳节俭；6，遵纪守法；7，团结互助；8，开拓创新。 （请观看录像） （五）“国际行政管理者协会”与秘书节 INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFDSSIONALS缩写为IAAP，即“国际行政管理者协会”，是世界上30多个国家和地区的秘书成员交流秘书工作经验的中心平台。前身为“国际职业秘书协会”，成立于1942年，原名美国全国秘书协会，总部在美国密苏里州堪萨斯城。有董事会，有《秘书》、《秘书工作范例》、《职业秘书道德准则》杂志出版。国际行政管理者协会”下有一个“未来秘书协会”，成员是正在大学秘书系学习的“未来秘书”。 每年举办“特许职业秘书考试”，在全世界250个考点同时进行。 自1952年起，将每年4月最后一个工作周定为“秘书周”，该周三为秘书节。2000年，将秘书周与秘书日改为行政专员周和行政专员日。 实训题： 请替王俐写出这份讲话稿，结合相关知识，注意讲话人的身份、目的与要求。 第二节????????????? 会务准备 总经理办公室： 李总：“小王，公司打算召开一次客户恳谈会，主要是本省范围内的一些老客户与一些新增的优质客户。这是公司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不要远，就在本省内选一个与我们长期合作的旅游点就行。你接下来就具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请函发出去。你考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。” 小王：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您，等修改定下来，后面的会务上的事情就好办了。” 这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。经过反复思考，小王终于整理出了会议方案的基本头绪：会议经费各项目预算；名称；议程和日程；会场选择。并草拟了这样一份会议方案： 风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议方案 总经理： 为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，拟于2005年2月中旬召开为期两天的全年业务恳谈会。现将会议方案报告如下： 一、会议议题。应围绕我公司业务发展来进行，主要有：我公司董事长致欢迎辞；总经理介绍我公司相关情况与业务范围；客户代表发言；专家专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在的问题；回答客户提问等。 二、会议议程和日程待定。 三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系，保障会议顺利召开。 四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元；交通费1万元；纪念品费1万元。 五、后勤保障。会议按不超过100人的规模安排后勤事务。后勤方面主要租用本省莲花市风景区宾馆。 以上报告，如有不妥，请指示后改正。