0 第三部分 秘书与办会.pptVIP

会 中 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 会议信息工作 * 会 后 做好善后工作 处理遗忘物品 送别与会者 打印会议记录、起草会议纪要并定稿 邮寄感谢信或其他信息，致谢有关方面，做好会议结算 会议情况的上报与下达 落实会议决议 做好文件归档 总结会务工作 * 四、会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 * 某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。 * 某股份有限责任公司股东大会日程安排 日期 时间 内容安排 地点 主持 参加人 备 注 3月9日 上午 9：00 报 到 花园酒店大会议厅 李总 XXXX 9：30 会议开始 ，张董致开幕词 大会议厅 张董 全体股民 9：40 李总：年度经营报告 大会议厅 张董 全体股民 11：00 年度决算表 大会议厅 总会计师 全体股民 11：30 大会结束 * 五、案例分析 案例 1 ： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安排好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢？ * 案例 2： 一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福”中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 * 案例 3： 某校召开一次表彰大会，对全校七、八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竟乱糟糟，好似集贸市场。 * 任务实施 高山拟定的会议议程如下： 第一项：由公司常务副总致辞 第二项：由市经委主任发言 第三项：颁奖 ?????? 第四项：销售公司优秀业务员发言。 第五项：营销副总对明年营销工作作进一步的安排。 ?????? 第六项：公司总经理总结发言，并对下一步的营销工作 做具体安排。 ???? 第七项：会议结束。 * 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。 签到表、产品意见调查表。 服装集团产品介绍资料。 订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。 8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。??? 搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。 足够的椅子。 纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)??? 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。 安排交通车接送来宾。 展示会后安排工作午餐。??? * * * * （一）制定会议预案 所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。 * 会议预案一般包括以下内容： 1. 会名 2. 会议时间 3. 会场（开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑） 4. 出席范围 5. 会议票证 6. 会议筹备班子的职责分工 7. 会场布置 8. 主席台。 主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应预案中单独列为一项。 9. 会议议程。 会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。 10. 经费预算 。会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定，但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。 以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。 * 会场布置 会场格局 常见会场形