档案管理基础(第9章节 档案的登记和统计).ppt

第九章 档案登记和统计 第一节 档案登记工作 一、档案登记的定义 所谓档案登记，就是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。 档案登记分为：档案状况登记和档案工作登记两个方面。 二、档案状况登记 1.案卷目录与卷内文件目录 2.总登记簿 是档案室用于登记档案收进、移出变化情况与档案实存数量的登记簿。它以全宗内的案卷目录为单位进行登记。多个全宗独立进行登记。 三、档案工作登记 主要有以下几种表格： 档案工作日志；人员进出库房登记表；档案出入库登记簿；档案清点、检查登记簿；档案利用登记簿；利用者登记卡；档案借出登记簿；档案复制、摘抄登记簿；档案利用效果登记簿 第二节 档案统计工作 一、档案统计工作的对象和体系 档案统计工作的对象涉及档案、档案管理和档案事业的所有方面，凡是档案事业领域内可量化的现象，都可以纳入档案统计工作的范畴。 我国档案统计工作体系： （1）由国家档案局组织实施并受国家统计局指导、监督的全国档案事业基本情况统计；该项统计已经纳入国民经济和社会发展的统计体系之中。 （2）由国家专业主管机关组织实施的专业系统档案统计工作； （3）由地方档案行政管理机关组织实施的地方档案统计工作。 （4）各档案馆（室）对自身工作进行的内部统计。 二、档案统计工作的基本要求 1.恰当地选择统计对象 2.合理地设置统计指标 三、档案统计工作的步骤 1.统计设计 统计工作的前期准备阶段，目的是对统计工作的目标、具体任务、进程、方法等进行统筹规划。 2.统计调查 分为综合性调查和专门调查两种类型。 3.统计整理 4.统计分析 * * 米 卷 移出数量 移出原因和文据 移往地点 移出日期 实收数量 目录中案卷数量 收入时间 备注 目录中现有数量 案卷移出/销毁 案卷收入 所属年度 案卷目录名称（组织机构名称） 案卷目录号 总登记簿： 档案收进登记簿 米 卷 备注 全宗号 档案状况简要说明 数量 所属年度 全宗（或一部分名称） 文据（名称、日期、号数） 移交机关 收到日期 顺序号 全宗名册 备注 移出说明 全宗名称 初次入馆日期 全宗号 *