资料使用者如何妥善处理查阅资料要求及收取查阅资料要求费用.PDF

指引資料 資料使用者如何妥善處理查閱資料要求及 收取查閱資料要求費用 摘要 本指引主要涵蓋以下四個範疇： 1 甚麼是查閱資料要求 查閱資料要求一般是指一名個人（「查閱資料要求者」）要求某資料使用者提供他的個人資料複 本。 2 依從查閱資料要求 † 資料使用者收到查閱資料要求時： Ø 應確定查閱資料要求者的身份； Ø 評估是否正持有相關的個人資料。 † 資料使用者若持有相關的個人資料，必須在收到查閱資料要求後40個曆日內，按查閱資料要 求者的要求提供清楚易明的個人資料複本。 † 如資料使用者並無持有所要求的資料，他仍須於40日的期限內以書面通知查閱資料要求者沒 有其所要求的資料。 3 為依從查閱資料要求而收費 † 資料使用者可為依從查閱資料要求而徵收不超乎適度的費用，並盡快在40日內清楚告知查閱 資料要求者需收取多少費用。 † 被視為超乎適度，或並非與依從查閱資料要求直接有關及必需的收費，如： Ø 收取超出依從查閱資料要求的成本； Ø 由資料使用者單方面引起特殊的情況而令為依從查閱資料要求而招致的成本超出在正常 情況下的成本； Ø 資料使用者尋求法律意見或由顧問或職員研究條例的規定而招致的成本； Ø 經常性的行政或辦公室開支費用； Ø 資料使用者為刪除豁免披露的個人資料而執行編輯工作所涉及的成本。 4 拒絕依從查閱資料要求 † 資料使用者必須拒絕依從查閱資料要求，若： Ø 未獲提供足夠資訊以識辨查閱資料要求者的身份； Ø 不披露第三者的個人資料便無法依從該要求； Ø 依從該要求在當其時是受條例或其他法例所禁止。 † 資料使用者須在接獲查閱資料要求後40日內以書面回覆查閱資料要求者，述明拒絕依從的理 由，並將相關紀錄備存四年。 詳細資料請參閱本指引內容。 2016 6 資料使用者如何妥善處理查閱資料要求及收取查閱資料要求費用 1 年 月 引言 (a) 告知他該資料使用者是否持有該名個人屬其 資料當事人的個人資料；及 《個人資料（私隱）條例》（第486章）（下稱「條 (b) 如該資料使用者持有該資料，向他提供一份 例」）訂明資料當事人享有提出「查閱資料要求」的 該資料的複本。 重要權利1 。這項權利可讓個人知悉某資料使用者 是否持有他的個人資料，以及索取一份該資料的 如查閱資料要求不是用書面以中文或英文提出， 複本。在條例下，如資料當事人認為他的個人資 資料使用者可拒絕依從該要求。 料不準確，他有權進一步向資料使用者提出改正 資料要求。 個人可委託「有關人士」提出查閱資料要求。「有 關人士」可以是獲該名個人以書面授權代他提出 妥善處理查閱資料要求的機構資料使用者可展現 查閱資料要求的人。 他們尊重客戶的個人資料私隱，從而獲得客戶的 信任。相反地，如無合理辯解情況下不依從條例 若資料當事人屬18歲以下的未成年人、沒有能力 的規定處理查閱資料要求，可構成罪行，一經定 處理其本身事務、或屬《精神健康條例》所指的精 罪，可被判處罰款2