办公室事务管理0314044403144053.pptVIP

办公室事务管理 主讲：班玉冰 第一章　办公室日常事务管理 第一节　办公环境的美化与维护 办公室常见安全隐患 地、墙、天花板、门窗中的隐患。 室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。 办公家具方面的隐患。 办公设备及操作中的隐患。 工作中疏忽大意造成伤害的隐患。 工作中疏忽大意造成失密的隐患。 火灾或消防中的隐患。 健康、安全办公环境的基本要求 建筑坚固安全。 光线充足，灯光不闪烁。（不引起反射） 温度适宜。（不低于16度） 布局应通风。 空间安排要适当。（座位间要留有通道） 噪音要低。 办公家具符合健康要求。 办公设备、办公用品和易耗品符合要求。 办公设备的安装、操作符合要求。（指南、注意事项） 设置消防设施。 提供饮水。 有急救包。 相应的规章制度。（进出、保密规定等） 符合组织目标的装饰、标识和绿色植物。 营造健康、安全的办公环境 安全意识要求每一名员工做到： 学法懂法，树立安全意识，维护组织的利益，保护自己合法权益。 学习安全生产、工作的有关规章制度。 主动识别安全隐患，并在职权范围内排除。 发现险情及时报告。 发现设备故障，立即报告，并填写“设备故障登记表”。 服饰礼仪 一个人的穿着打扮就是他的教养、品位、地位的真实写照。 服饰三功能：实用 　　　　　　　地位、身份 　　　　　　　审美 服饰礼仪 符合身份 扬长避短 区分场合：工作场合　庄重保守 　　　　　　社交场合　时尚个性 　　　　　　休闲场合　舒适自然 服饰礼仪中的几个“三” 三色原则 三一定律 西装穿着三错误 职场着装六忌 过分杂乱 过分鲜艳 过分暴露 过分透视 过分短小 过分紧身 饰物使用四注意 以少为佳 同质同色 符合习俗 注重搭配 第二节　接听与拨打电话 问题讨论： 通话时，应该是谁先挂断电话？ 第三节　管理时间，提高工作效率 时间管理 时间管理是指在同样的时间消耗的情况下，为提高时间利用率而进行的一系列控制工作。 人们通过时间管理，可以做到科学、有效地安排和利用时间，创造更大的价值和效率。 明确承办期限 承办期限是指组织或个人接到任务后处理并回复的时间规定。 许多组织对行政管理工作的行为做了有关承办期限的明文规定，明确处理工作花费的时间必须按照时间规定执行，并进行监督管理。 天地公司承办期限规定 介绍礼仪 介绍：自我介绍、为他人作介绍、集体介绍 自我介绍的要点：时机、顺序、辅助工具与辅助人员、模式 为他人作介绍的要点：介绍人、顺序 集体介绍的要点： 名片礼仪 公务交往名片三不准： 　　不准涂改； 　　不提供私宅电话； 　　不印两个以上头衔。 如何向别人索要名片？ 　　交易法 　　明示法 　　谦恭法　 　　联络法 名片礼仪 递送名片的技巧： 　　足量携带；放置到位； 　　循序渐进；文字对人； 　　同时寒暄。 接受名片的技巧： 　　起身迎接；表示谢意； 　　回敬对方；一定要看； 　　不宜把玩；收藏到位。 　　 握手礼仪 场合 顺序 手位 力度、时间 寒暄 禁忌 宴会礼仪 请客设宴五“M”： 　Money，Meeting，Media，Music，Menu. 应邀赴宴注意事项： 　　　　维护形象（六不准） 　　　　遵守时间 　　　　适度交往 宴会座次 乘车座次 第二章　会议组织 主席台座次 公文式会议通知 　会议通知 　＊＊处： 　　　兹定于2007年7月25日上午9：00在我局三楼会议室召开＊＊会议。请准时参加。 　　　　　　　　　　　＊＊局行政办公室 　　　 　　　　　　　　　　2007年7月23日 会议记录格式 办公会议记录 时间　　　　　　　　　地点 主持人　　　　　记录人　　　　　审核人 出席者 列席者 缺席者 会议记录内容： 　　　简报的编排一般有相对固定的格式，由报头、报身、报尾三部分组成。 　　　（一）报头的写法：包括简报名称、期数、编写单位、印发日期、秘密等级或提醒事项、编号等几部分。 　　　（二）报身的写法：有单篇简报文章与多篇简报文章之分。 　　　（三）报尾的写法：写明简报的发送范围和编印份数。 提示会议按计划进行应遵循的原则 认真倾听，最少限度地打断谈话。 树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响。 消除交流障碍。 强调问题，循序渐进。 使用精湛的交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议。 （四）参会注意事项 讨论中要专心投入，和他人保持和谐的交流气氛。 不随便打断他人的发言，和他人保持和谐的交流气氛。 不随便进出，影响他人发言。 自己的论点被证明根据不足时，应当显示自己的风度，放弃已见。 例文： 　　　　　　　＊＊会议纪要　　1月12日，公司召开全体员工会议，传达了集团公司党组书记***总经理在2004年集团公司工作会议上所做的《****》的工作报告和会议精神。会议由****总经理主持。　　会议议定事项如下：