国际货代操作管理规定.pdfVIP

货运代理部 操作及文件流程 正佳物流国际货运代理部操作及文件流程 一、操作文件工作职责：(OPERATION AND DOCUMENT RESPONSIBILITY) 1. 负责客户订舱,派车,仓储,报关和报检工作. 2. 负责船期,舱位的确认,跟踪及反馈工作. 3. 负责货物运输过程的跟踪与服务工作. 4. 负责相关单证的审核与制作. 5. 负责相关费用的复核. 6. 负责海运单证的归档与管理工作. 7. 负责放货工作. 8. 负责海运系统所有传真的收发工作. 9. 配合,支持与本部门有业务关联的相关部门工作. 10. 领导交办的其他工作. 二、操作流程(OPERATION) （一）订舱(BOOKING) 1. 操作部接到操作计划时： a. 仔细核对操作计划单和客户托运单内容是否相符，避免因市场部 和业务部误填操作计划而造成损失； b. 审核客户是否有盖章，签字； c. 审核内容包括：装运港，目的港 （码头），货物名称，体积，重量， 柜型，柜量，截关日期，开船日期，运费预付或到付，船公司， 提单类型。 d. 所有操作计划单必须经过市场部核价并要经办人签名，然后交给 货代部经理审核签字，未经审核的操作计划不予接单。 2. 船公司有特别要求的，如目的港限重，不接受海运费到付，不接受货 代单或做电放的目的港等等，应及时通知市场部和业务员或客户，以 避免因个别环节出现误差而带来的损失。 3. 如要求在提单上显示特别内容或出船证等，须在订舱前与船公司确认 正佳 Page 1 of 10 货运代理部 操作及文件流程 是否能接受客户要求出具的各种条款，得到船公司肯定答复后方可订 舱做柜。 4. 如 要我司安排拖车报关的，必须审核装货时间，截关时间，派车类 型和报关类型。 5. 对于赶船或未开舱的单子，务必提前通知业务员或市场部，并告之可 能产生的费用及后果，在得到同意或费用确认之后方可派车。 6. 业务员不在公司时，如果直接电告操作部订舱的，须经市场部确认并 允许其先订舱后补操作计划单方可接单。 7. 接到操作计划时，如有不明之处，务必及时主动联系市场部或业务员， 避免造成损失。 8. 接单还注意：要求客户传真托运单，特殊情况应后补托运单；要求客 户提供尽可能详细的托运资料，以便文件同事做提单。 9. 对于某些特殊商品如食品，冻货柜应提醒客户是否 要做集装箱适载 检验，检疫。 10. 订舱前首先要分清楚哪些是直接向船公司订舱的，哪些是通过货代向 船公司订舱的，并使用相应的订舱格式。 11. 一般来说，向船公司订舱的，不 要写价格，而对于有的船公司，不 但要写价格还要注明此价格是由谁确认的。 12. 向货代订舱的就务必写清楚价格。 13. 运费到付的单，如通过货代订舱并收款的，一定要注明代我司收海运 费多少，付对方多少，代理费多少，应退我司多少。 14. 订舱内容务必要填写清楚，包括装运港，目的港，货名，柜型，柜量， 截关日期，运费预付或到付等。如有特殊要求，务必在订舱单上特别 注明操作人员的电话，传真，订舱日期及公司签章。 15. 所有订舱单必须注明对方公司联络人员及我司操作人员的电话，传 真，订舱日期及公司签章。 16. 对于一些客户急着做柜或舱位特别紧的时候，订舱单传过去之后，一 定要第一时间与船公司确认是否收到并随时跟踪，如因价格问题或爆 舱无法拿到舱位时， 及时通知市场部及相关人员。 正佳 Page 2 of 10