轩恩档案管理软件操作使用说明.PPT

此时，“件内文件号” 自动增1，其他著录项目的内容继承上一份添加成功的文件，只需要修改相应内容即可。 所有文件著录完毕，点击弹出框右上角的“×”关闭弹出框。 关闭弹出框后，在页面下方可以看到刚刚著录完毕的件内文件信息。 所有件内文件添加完毕后，将档号相同的记录选中，点击“组卷”图标 在弹出框中，选择要归卷的卷号，如“W-2013RSC-C-1”，并按照件内文件号升序的方式排序，然后点击“归卷” 归卷成功之后的记录显示如图，系统自动为其添加了正确的实体分类号、档号、盒号、归档单位等信息。 ◆ 修改记录 如果已经添加完文件后，发现有的著录项填写错误或漏填，那么只需要对此文件进行修改即可，不需要重新添加，方法如下： 方法三：点击需要修改的记录后面的“修改”图标，进入编辑界面进行修改。 方法一：点击需要修改的记录左侧的方框，选中记录，然后点击上方的“编辑”图标，进入编辑界面进行修改。 方法二：双击需要修改的记录的正题名，进入编辑界面进行修改。 修改完毕，点击“保存”后，即可并关闭对话框。 ◆ 插入一条记录 如果发现有一份文件漏输了，选中需要在其之前插入的记录，点击页面上方的“插入”图标，并在弹出框中输入要插入的文件信息，输入完毕，点击“保存”即可，系统会自动将其后的文件往后顺延排序。 勾选需要在其之前插入文件的记录，然后点击“插入”图标。如，这里选中第二条记录。 点击“确定”，进入插入操作编辑框。 此时，“文件件号”和“档号” 显示为插入点的文件件号和档号，其他著录项目的内容根据插入文件的实际情况录入，完成后点击“保存”。 此时可以看到，文件 插入成功，插入点之后的记录的档号自动往后顺延。 ◆ 删除一条记录 如果已经添加文件后，发现文件重复或文件错误，可以将重复或错误的文件删除。方法如下： 勾选需要删除的记录，点击“移除”图标。然后点击弹出框中的“确定” 此时可以看到，记录被删除，且删除点之后的记录的档号重新排序。 ◆ 给文件添加电子文件全文 大部分单位的文件都在计算机中直接用办公软件形成，系统为这些电子文件提供了上传功能。方法如下： 1、点击列表下方的“原文”卡片按钮 2、点击“浏览”选择需要上传的文件原文。 3、选择需上传的原文后点击“上传”。 注意：上传文件一律采用PDF格式，且文件名请用该份文件的档号命名。如此处上传的文件名为“W-2013RSC-C-1” 上传文件完成后，可以在记录列表左侧的“状态”栏中看到原文图标，也可以在页面下方“原文”卡片中的“附加文件”中看到上传的文件原文。 如果上传时文件名没有修改，待上传完成后，可以勾选原文，点击“修改名称”。 在弹出框中输入文件的名称（以档号命名），备注可以填写该文件的真实文件名（如关于***的通知）。 ◆ 文件目录打印 用户可以通过系统自动生成文件目录，并打印输出。 点击页面上方的“打印”图标，并在弹出框中点击“打印数据”图标。 在打印模板的下拉框中选择“文书归档文件目录（A4纵向）”模板，并点击“确定打印” 注意：如果打印的是件内文件级目录，请选择“文书件内文件目录”模板。 档案目录会以excel表格的形式打开。请单击“打开”。 档案目录在excel表中的格式如图，直接通过excel的打印功能即可完成目录打印。 您在使用档案管理系统软件的 过程中如有任何疑问，请拨打电话巨老师联系。 谢 谢！ 档案管理软件使用说明 中国矿业大学档案馆 2014.3 ◆ 系统登录 用户在使用该系统前，应与档案馆联系，取得相应的用户名和密码。 进入矿大主页，单击 “教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页后，单击左侧“档案管理系统”图标，进入系统登录界面。 单击“教学服务”栏目下的“档案馆”，进入档案馆主页 单击“档案管理系统”，进入系统登录界面 各单位输入相应的用户名和密码，即可进入系统 登录系统后，由于每个用户所赋予的权限不同，看到的档案类别和数据表会有所不同。 这里以人事处为例。 依次单击“文书档案”和“文书归档库”文件夹左侧的加号，展开后可以看到本单位对应的档案表，单击表名（如人事处），即可进入人事处的档案著录界面。 ◆ 添加文件级档案记录 添加文件时，点击页面上方的“新增”按钮，系统自动弹出相应的题录信息著录界面。 在这里，系统已经自动生成了实体分类号和档号，而且档案门类、全宗号、归档单位和归档时间也已选定，一般情况下，各单位无需修改。系统默认密级为“公开”，保管期限为“长期”，用户可根据文件实际情况，对此两项进行修改。 在编辑框中可以看到，档案门类、全宗号、实体分类号、文件件号、档号、归档单位、归档时间等项均为系统默认，用户无需改动。系统默认密级为公开、保管期限为长期，用户可根据文件实