案例2总账系统的操作.ppt

（二）转账生成 在定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去了。 【操作步骤】单击系统主菜单“期末”下的“转账生成”；选择要进行的转账工作（如：自定义转账、对应结转等）、要进行结转的月份和要结转的凭证；选择完毕后，按“确定”按钮，屏幕显示将要生成的转账凭证 1．生成自定义转账凭证 【例】生成期间损益结转的转账凭证。 点击“期末”菜单下的“转账生成”，弹出“转账生成”窗口，选择“期间损益结转”，点击类型“收入” 2．生成对应结转凭证 单击期末菜单的“转账生成”功能，单击“对应结转”，显示并选择要结转的转账凭证，在“是否结转”处双击鼠标打上“√”，表示该转账凭证将执行结转，或点击“全选”（全部选择）、“全消”（全部取消）选择要结转凭证。选择完毕后，点击“确定”按钮，系统开始结转计算。 3．生成销售成本结转凭证 单击期末菜单的“转账生成”功能，单击“销售成本结转”，销售成本结转可按全月平均法结转销售成本。单击“全月平均销售成本结转”，则屏幕显示成本科目信息。按“确定”按钮，屏幕显示销售成本试算表。金额栏即为计算出的销售成本。输入凭证类别、摘要后，按“确定”即按计算结果生成转账凭证。 点击“期末”菜单下的“转账生成”，选择“销售成本结转”，点击“确定”，即可生成销售成本结转凭证， 4．生成售价（计划价）销售成本结转凭证 单击期末菜单的“转账生成”功能，单击“售价销售成本结转”，则屏幕显示成本科目信息。 按“确定”按钮，屏幕显示销售成本试算表。金额栏即为计算出的销售成本。 按“显示/隐藏”按钮可显示/隐藏详细计算信息。 5．生成汇兑损益凭证 单击期末菜单的转账生成功能，单击“汇兑损益结转”，则屏幕显示要计算汇兑损益的科目。 选择需要结转的科目，在“是否结转”处双击鼠标打上“”，表示该科目将执行结转。也可按“全选”、“全消”按钮，全部选择、全部取消选择要结转的凭证。另外，也可通过币种下拉框选择相应的币种进行结转，为空表示对所有币种进行结转。 选择完毕后，按“确定”后屏幕显示汇兑损益试算表。 查看汇兑损益试算表后，按“确定”即按计算结果生成转账凭证。 6．生成期间损益凭证 单击期末菜单的转账生成功能，单击“期间损益结转”，则屏幕显示要结转期间损益的损益类科目。选择需要结转的科目，在“是否结转”处双击鼠标打上“”，表示该科目将执行结转。也可按“全选”、“全消”按钮，全部选择、全部取消选择要结转的凭证，也可以分类结转收入类和费用类科目。 选择完毕后，按“确定”即按计算结果生成转账凭证。 点击“期末”菜单下的“转账生成”，选择“期间损益结转”，类型选择“支出”，选择“全选”，点击“确定”，即可把当期支出类科目结转到“本年利润”中去。 二、对账 一般说来，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，单位财务应经常使用对账功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。进入系统时，隐藏了“恢复记账前状态”功能，如果要使用必须进入“对账”功能按“Ctrl+H”激活“恢复记账前功能”。 （一）【操作步骤】 1．单击系统主菜单“期末”下的“对账”，显示待对账界面。 2．选择要对账的会计期间和对账内容，选择总账与哪些辅助账进行核对。 3．确定后，单击“对账”按钮，系统开始自动对账。在对账过程中，按“对账”按钮可停止对账。 4．若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示“正确”；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示“错误”，按“错误”可查看引起账账不符的原因。 5．按“试算”按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。 （二）恢复记账前状态操作 在期末对账界面，按下“Ctrl + H”键，将决定是否显示/隐藏菜单中的“恢复记账前状态”功能。在凭证菜单中出现“恢复记账前状态”后，单击该命令，系统弹出“恢复记账前状态”对话框，选择所需要的恢复方式，单击“确定”按钮，出现“恢复记账完毕！”，单击“确定”退出。 出现以下情况时，需要使用“恢复记账前状态”： 1．记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。 2．在第一次记账，若期初余额试算不平衡，系统不允许记账时。 3．所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。 三、结账 在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程，以符合会计制度的要求，因此账务处理系统也提供了“结账”功能。结账只能每月进行一次。 （一）月末结账条件 单位月末进行结账时条件如下：上月