浅谈煤炭企业档案信息化管理.pdfVIP

浅谈煤炭企业档案信息化管理 郭彩霞 神华集团包矿业有限责任公司 内蒙古包头市014030 【摘要】随着网络信息化不断的发展，人们越来越认识到企业档案信息化管 理的重要性。由于煤炭企业在国民经济建设中占有重要地位，而且实现煤炭企业 档案管理信息化，对于加强煤炭企业档案的管理和充分发挥煤炭企业档案信息的 价值，对加快煤炭企业的建设与发展具有十分重要的意义，因此煤炭档案信息化 管理系统建设已经成为煤炭企业发的必然趋势。然而煤炭企业在档案信息化管理 系统建设中总会受到一些因素的限制。为了更好的实现煤炭企业档案信息化管理 系统建设，煤炭企业就应该高度重视煤炭企业档案信息管理系统建设、统一煤炭 企业档案信息管理标准、全面提高煤炭企业档案信息化管理人员素质。因此，文 章从一名煤炭企业档案管理人员的角度论述了煤炭企业档案信息化管理的重要 性，并提出了煤炭企业档案信息化管理中的一些问题及措施。 【关键词】煤炭企业档案 信息化管理 重要性 问题 建设 策略 中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号： 随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来 越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。2002 年， 中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求，并提出具体工作目标，旨在推动 企业管理信息化建设的健康发展，提高企业管理水平和市场竞争力。企业档案信 息化建设是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是当今档案资源开发利用和 档案事业发展的大趋势，对于推动国民经济和社会信息化具有非常重要的战略意 义和历史意义。 由于煤炭企业在国民经济建设中占有重要地位，因此煤炭档案信息化管理系 统建设已经成为煤炭企业发的必然趋势。煤炭企业档案是煤炭企业在煤矿资源开 采、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料的原始 记录。它一方面记录和反映了煤炭企业文化建设的历史， 可为新时期的煤炭企 业文化建设提供借鉴和依据，另一方面，企业档案工作加强管理本身就是企业文 化建设的重要组成部分。档案信息化管理系统虽然在一定程度上降低了煤炭企业 成本，提高了其工作效率，但是档案信息化管理系统总会受一些因素的限制而不 能正常运行。因此作为一名煤炭企业档案管理人员，应该认识到档案信息化管理 的重要性及当前煤炭企业档案信息化管理存在的一些问题。 一、实现企业档案信息化管理的必要性 1、档案信息化有利于煤炭企业信息化建设。随着经济的快速发展，煤炭企 业技术改造及技术革新的速度突飞猛进，产品的更新换代可谓日新月异，人们逐 渐认识到，加快煤炭企业信息化建设是提高煤炭企业生产、经营效率和产品质量 的有效途径。档案部门作为煤炭企业信息收集、整理、保管和传递的中心，在煤 炭企业信息化建设中发挥着积极的作用。档案部门保管的档案资料，如煤炭地质 报告、产品设计图、生产工艺、材料定额等, 是煤炭企业的宝贵财富。它们在煤 炭企业的发展中，具有很高的指导价值和参考价值。在新产品的开发中，许多资 料可以直接借鉴或套用，尤其是配套项目的招投标中，在时间短、人员少、任务 急的情况下，档案资料对快速、准确地进行设计显得尤为重要。因为，充分发挥 档案的信息作用，方便、快捷、高效地提供档案信息为煤炭企业服务，是煤炭企 业对档案信息化工作的必然要求。 2、档案信息化有利于档案信息资源的整合和共享。档案资源整合重在体现 档案信息的系统性、有效性和共享性，其最终目的是进一步扩大档案资源的使用 范围，这是档案事业顺应社会信息化潮流的趋势所在。电子文件比档案文件更易 于导航，可增强原始档案的应用程度和应用范围，更有利于煤炭企业各部门、各 处（科）按需浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率，最大限度地实 现了档案信息资源的共享。 3、档案信息化有利于档案原件的保护。作为煤炭企业，煤炭区域所有权是 非常重要的。企业在其运行过程中，首先产生的就是企业的征用地档案。征用地 档案是企业在土地征购、租赁等行为活动中形成的最重要的文件材料。准确记载 企业所征土地位置、界址、数量、权限等基本情况的原始文件材料是企业无形资 产的一部分，又是有形资产的可靠证明，对企业的产权交易、土地纠纷起凭证和 依据作用，在维护企业合法权益的原始性、准确性、权威性方面是其他