出生医学证明档案和信息管理.pptVIP

废证的归档资料 《出生医学证明》废证登记本 《出生医学证明》销毁登记本 因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作废的、因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、损毁的于每年年底逐级上交至设区的市、自治州卫生行政部门或其委托管理组织机构统一销毁。 医疗保健机构外出生签发的归档资料 新生儿监护人出具的“亲子关系声明”（表）、有效身份证件复印件和新生儿与其监护人亲子关系的旁证。 旁证为家庭接生员出具的接生情况证明（同时附家庭接生员技术合格证书复印件），或见证人证明和新生儿监护人户口所在地村民（居民）委员会出具的出生事实的证明，或亲子鉴定证明。 医疗保健机构外出生的签发登记表和医疗保健机构外出生的签发登记本。 统计上报资料的归档 出生医学证明管理使用情况年报表 年度母婴保健法律证件申领计划表 年度母婴保健法律证件追加申领表。 归档数量 （1）归档文件材料一般为一份，一般归档文件只保存1份，利用频繁或非常重要的可以保存两份。如有其它需要，保存份数较多，应在备注中注明 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档 （二）归档判断 依据归档范围，慎重决定文件去留 （三）确定保管期限 永久 出生医学证明签发过程中所形成的档案资料应依照档案管理的有关规定妥善保管，便于查询，永久保存 长期为16-50年 短期为15年以下 因签发机构打印或填写失误造成出生医学证明作废的、因运输、储存中造成出生医学证明潮湿、损毁的保存1年 （四）档案分类 档案分类指的是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的库藏体系。 主要类型： 1、按年度分类 文件形成的年度进行分类 2、按保管期限分类 将文件按划定的保管期限进行分类 3、按事件分类 将文件按首次签发、补发、换发、废证等进行分类 归档文件可以采用 “年度——事件——保管期限” 或者“保管期限——年度——事件”等方法进行分类 注意：分类方案是进行分类工作的基本依据，应保持相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找和利用 （五）档案排序 一般一份文件为一件 必要时也可按事件特征组件 一件的排列顺序： 正本在前，定稿在后 正文在前，附件在后 原件在前，复印件在后 转发文在前，被转发文在后 复文在前，来文在后 传阅单在前，收文在后 件与件之间的排列顺序： 在最底一级类目内，按时间顺序排列 文件材料较多时，也可结合事件、 阶段、名称、地域等特征排列 （六）编制页码 不空号，不漏号 （七）装订 用不锈钢订或线 单“件”装订 较厚归档文件采用三点一线方法进行装订。 成册的文件材料，如印章登记本、空白证件等，可保持原貌。 （八）编号 档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。 全宗号：各单位代号； 年度：即文件形成年度； 保管期限：可以写永久、长期、短期、30年、10年，也可以只写代号：Y、C、D、30、10； 件号：一个年度一个保管期限编一个流水号，从1排起。 档号章格式： （九）编目 以件为单位逐件编目 归档文件目录包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等 年度：指归档文件文件的形成年度（如 2012，2013），要求写全。 件号：文件的流水号，为三位数，不足三位，前用0补齐，如001、089。 录入的内容尽可能详细、准确 责任者：即发文机关；就是文件落款处盖章单位。责任者可以用通用简称。 主题词：按照档案主题词表进行著录，此项可以省略。 日期：即文件形成日期，用8位阿拉伯数字表示， 页数：此件文件的总页数，包括附件。有字的一面就算是一页。空白页不计页数。 文件编号：文件编号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动。 题名：一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更。对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，为方便检索，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[ ]”以示区别。 备注：用于填写归档文件需要说明的各种情况，包括缺损、销毁等。 密级：为文件上所标示的密级，如无标示，为内部。 存放位置：此项为查找档案档案的辅助项目，为方便查找档案，建议填写。 （十）装盒排架 按件号顺序装盒、上架 不同保管期限、不同机构的不能装入同一盒 填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目 （十）装盒、排架 按件号顺序装盒、上架 装盒：按文件顺序进行装盒。不同保管期限、不同机构的不能装入同一盒；为节省空间，不建议一个问题（或类别）仅有几份文件也装为一盒；禁止跨年度装盒。 ※ 特别注意：装盒时一定要按照件号的顺序排放