浅谈气象记录电子档案的有效管理.pdfVIP

第27卷第1期 黑龙江气象 V01．27No．1 2010年3月 METEOROLOGY Mar．2010 HEILONGJIANG 文章编号：1002—252X(2010)01—0035—03 浅谈气象记录电子裆寨的有效管理 王晓明，李红革，刘春雪 (黑龙江省气象信息中心，黑龙江哈尔滨150030) 摘要：从档案数字化的角度，对气象记录电子档案组织的成套性、内容及软件的专业性、数据修改 的动态性、信息载体的可分离性、气象信息的可操作性、寿命不如纸质档案几个方面的特点和气 象记录电子文件的归档和保管进行了探讨和分析、并对气象记录电子档案的管理提出建议。 关键词：气象记录；电子档案；特点；管理 1 引言 象记录电子档案即将代替原来的纸质档案，气象记 气象记录档案是气象档案的主体涵盖了气像业 录电子档案与一般电子文件比较。有其自身特点。为 务中各种观测、探测所获得的按照规定进行归档的 了更好地利用气象记录电子文件的信息技术，发挥 气象观测原始记录数据、图像及其加工、分析产品。 其作用，应该在继承和发展纸质档案管理方法的基 它是气象业务、服务、科研工作可持续发展的基础， 础上。做好气象记录电子档案的管理工作。笔者拟就 也是国家经济建设、国防建设和科学研究的重要信 工作实践初步揭示气象记录电子档案的特点，并对 息资源。 管理方法进行如下探讨。 当今世界，现代科技突飞猛进，以计算机网络为 2气象记录电子档案的特点 代表的现代科学技术使档案工作方法和理论面临最 2．1组成的成套性 为严峻的革命性挑战。这些都为档案事业拓展了新 气象记录电子档案按照一个独立的项目组成一 的发展空间。也为气象档案管理的现代化提出了新 个完整、准确、系统的档案．其中每一个气象要素、封 的要求。气象科技档案是国家重要信息资源，在国防 面、封底及天气图的图像、表格等都是气象记录电子 建设、科研现代化建设、国民经济建设中起着十分重 档案不可缺少的部分，这就是它的成套性。气象记录 要的作用。各级气象台利用大量的气象档案进行分 电子档案的收集、整理、保管和开发利用等都为这种 析。作出较为准确的长、中、短期预报和短期气候预 成套性的特点所制约。 测，使气象灾害造成的损失减少到最低，同时利用新 2．2内容及软件的专业性 兴的卫星遥感、大气监测技术等和历史气象资料相 气象汜录文件是由多种专业技术人员相互配合 结合，进行对比观测，对森林、草原火灾、雪灾、洪涝 共同完成的，每个文件的形成是一定专业活动的表 灾害、干旱进行监测，为党政机关决策提供服务。从 达和存在的形式．它反映了一定专业的科学技术内 气象档案事业的发展形式来看，计算机技术与信息 容、术语符号和组成特点，各专业使用的软件也不一 技术的高速发展对传统的档案工作模式、工作体制 样。因此，电子文件在归档整理时应考虑专业性特 乃至思维观念都产生了强烈的冲击。 点。 随着气象事业的发展，原有的气象记录档案管 2．3气象信息内容具有易改性 理办法已不完全适用于现在这个信息网络时代。气 计算机的存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存 收稿日期：2009—10—6 第一作者简介：王晓明(1966一)，女，黑龙江省哈尔滨市人，黑龙江广播电视大学，大专生，档案管理员 黑龙江气象 第27卷 储载体的可重写性，计算机存储器的随机读写功能， 3气象记录电子档案的管理 以及电子文件与载体的分离，使得电子文件信息内 3．1气象记录电子文件的归档 容增、删、改更方便。人们可以根据需要得心应手地 3．1．1 归档范围[¨ 对电子气象记录中的信息进行操作、修改，使存储 (1)各类气象观测原始记录数据文件和电子报表 的信息比较灵活地利用起