检索备份或共享邮件.PPT

使用此模板 有关此模板的详细帮助，请参阅备注窗格或查看完整的备注页 （视图菜单或选项卡）。 * 开始之前： 本课程是有关 Outlook 中电子邮件管理和存储的系列课程中的第五课。联机培训课程“管理邮箱 II：了解存储选项”，“管理邮箱 III：将邮件移动或复制到个人文件夹”和“管理邮箱 IV：将旧邮件存档”提供了有关这些主题的基础。 讲师须知： 有关自定义此模板的详细帮助，请参见最后一张幻灯片。此外，请在某些幻灯片的备注窗格中查找其他课程文本。 Macromedia Flash 动画：此模板包含 Flash 动画。 这些动画将在自 PowerPoint 2000 之后的 Microsoft? Office PowerPoint? 版本中播放。 但是，如果您要在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中保存此模板，请将它保存为早期的 PowerPoint 文件格式：PowerPoint 97-2003 演示文稿 (*.ppt) 或 PowerPoint 97-2003 模板 (*.pot)（您可以通过保存类型旁边的另存为对话框来查看文件类型）。 警告：如果您采用 PowerPoint 2007 文件格式（如 PowerPoint 演示文稿 (*.pptx) 或 PowerPoint 模板 (*.potx)）来保存它，则动画将不会保留在保存的文件中。 此外，由于此演示文稿包含 Flash 动画，因此保存模板会导致显示有关个人信息的警告消息。除非您向 Flash 文件自身的属性中添加信息，否则此警告消息不适用于此演示文稿。单击消息中的确定。 * * * * * 后面几张幻灯片涵盖打开 PST 文件的内容。 提示：如果您不熟悉用个人文件夹方法和存档方法进行存储，本系列课程中前面一部分介绍了这两种方法。 * 现在是应用 PST 的绝佳时机，您将受益匪浅。 如果您选择使用多个 PST 文件，最佳作是将打开的文件数限制在 10 个以下（并注意文件大小）。 如果您一次打开 10 个以上的文件，或者打开的 PST 文件非常大，则当您启动它或搜索邮件时，Outlook 的速度将会很慢（我们将在本课程后面对搜索进行详细讨论）。 [讲师须知：若要在观看幻灯片放映时播放动画，请右键单击动画，然后单击播放。文件播放一次后，您可能需要单击倒带（在单击鼠标右键之后），然后单击播放。 如果您单击幻灯片以调入文本或前进到下一张幻灯片，但没有反应，请在动画外单击。 有时需要单击两次。如果您无法正常观看动画， 请参阅本演示文稿最后一张幻灯片中有关播放 Macromedia Flash 动画的说明。 如果仍然无法正常观看动画，则表明跟在这张幻灯片后的幻灯片是带有静态剪贴画的重复幻灯片。 在放映演示文稿之前，请删除当前幻灯片或下一张幻灯片。] * 现在是应用 PST 的绝佳时机，您将受益匪浅。如果您选择使用多个 PST 文件，最佳操作是将打开的文件数限制在 10 个以下（并注意文件大小）。 如果您一次打开 10 个以上的文件， 或者打开的 PST 文件非常大，则当您启动它或搜索邮件时，Outlook 的速度将会很慢（我们将在本课程后面对搜索进行详细讨论）。 [讲师须知：除了含有静态剪贴画而不是动画外，此幻灯片与上一张幻灯片几乎相同。如果您无法正常观看动画，请使用此幻灯片。 在放映演示文稿之前，请删除当前幻灯片或上一张幻灯片。] * * 任意多个 PST 文件？请看以下示例：您可以在一个 PST 文件中阅读若干年前存档的邮件，也可以在另一个 PST 文件中审阅关于当前项目的邮件。 * 本课程后面部分将向您介绍唯一名称的优点。 如果关闭了 PST 文件，只要遵循上述步骤，可以随时重新打开。 * 创建副本还使得与新同事或接管项目人员共享电子邮件变得非常容易。 * 提示：链接至本课程末尾的课程摘要卡提供了有关备份工具的详细信息。 您可以下载一个被称为“Outlook 个人文件夹备份工具”的工具来帮助您备份 PST 文件。 并且，因为我们在讨论副本，请记住以下事项：如果您已将 PST 复制到了 CD 或类似的存储设备，则需要将它再复制到另一台计算机上，这样这台计算机上的 Outlook 才可以访问它所包含的邮件。 * * 提示：这里是为 PST 文件指定唯一名称的另一个原因。当您在 Windows 资源管理器中查看文件时，唯一名称将帮助您进行识别。 无需记住这些步骤；在链接到本课程末尾的课程摘要卡中也包括这些内容。 * * 此图片显示 Windows Vista 中执行此操作的对话框。您将在链接到本课程末尾的“课程摘要卡”中找到指针以完成 Windows 所有版本的说明。 * 例如，当您在移动或重命名 PST 后启动