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催办的艺术 沈黎明 催办，是办公室的一项经常性工作，主要是对领导的批示、公文的处理进行督促。就其实质而言，它是办公室推动决策实施、落实领导意图的一项重要手段。做好催办工作，对提高工作效率、解决实际问题，克服官僚主义，有着不可忽视的重要作用。 古往今来，明智的当政者都非常注重办事效率。在古代就有“催办”工作。据史料记载，我国早在唐代贞观年间，就对文书的办理时限做过严格的规定“，小事五日程，中事十日程，大事二十日程”。如果办理过程中拖延时间，耽误了公事，经办者要受到“一日笞十，三日加一等”的处罚。 在市场竞争如此激烈、社会发展如此迅速的今天，催办工作显得更加重要。有些事情催办不及时，就有可能造成很大的损失。我就听说过这样一件事：某企业有一批价值48万美元的服装运抵俄罗斯某口岸，由于与客户的要求有些出入，对方要求退货。后经我驻俄罗斯有关部门千方百计努力协调，终于在当地找到了新的买主，于是立即通知这家企业，只要在相关手续上做些变更即可成交。企业找本地政府领导求助，由于变更手续涉及多个部门，领导要求办公室统一协调、督促。谁知具体负责此事的秘书是位新人，催办不及时，手续在某一部门拖延，致使整个工作耽误了10天时间，让企业白白多花了好几万美元的存储费。毫无疑问，如果催办及时，这项损失是完全可以避免的。 催办工作主要包括催领导、催同级部门、催下级三大类。催办是去做人的工作，因此，除了按照规定程序进行外，还要针对不同的对象，采取不同的方法。讲究催办的艺术，是取得最佳催办效果的重要保障。 一、催领导——巧妙提醒 领导因为手头有其他事情未能及时处理某份文件，但如果再拖下去势必影响工作，在这种情况下，就需要去“催领导”。催领导可能是很多秘书比较怵的一件事。直截了当问领导：“我前天送给您的呈批件请您抓紧时间批一下，您不批，下面的活儿就没法干了！”这样不是不可以，但让人感觉不太礼貌，对领导不够尊重，可能会影响催办的效果。那么，怎样去催领导呢？ 一是呈批时巧强调。为了使呈批件得到及时处理，减少催办的频率，在呈批之时可以巧妙地强调一下时间要求，目的在于暗示领导这个批件的时效性，使其一接触就有印象。这个时间不仅要把呈批事项的办理时间计算在内，有时还要把秘书的工作时间计算在内。比如，9月10日上级通知我们，要求党委9月20日上报党员开展先进性教育活动的综合情况，报主管领导批示时可以顺便说一句：“各基层单位的情况是否要求9月15日前报上来？这样党办汇总的时间就能宽裕一些。” 二是变方式妙提醒。有时领导因为种种原因确实忘记了报批的事项，此时我们可以变通方式予以提醒。比如有一个企业要召开销售工作表彰大会，销售部门根据经理办公会的决定呈报了一份实施方案，但经理迟迟没批复，眼看再不批就有可能影响会议安排，于是秘书找到领导：“经理，有件事请示一下，听说最近新闻媒体的记者们比较忙，我们下周的销售工作表彰大会要不要报道？如果需要，是不是应该早打招呼？”这种方式，表面上看是请示，实际则是在提醒和催促领导。 三是闲聊时问一声。有些催办的事情，在休息时间我们与领导闲聊时捎带着问一声，也能达到不错的效果。 四是找领导催领导。有些事情如果不好直接催问“一把手”，可以通过分管这项工作的副职领导催办。 二、催同级部门——直截了当一般情况下，办公室秘书与本单位各部门的工作人员都比较熟悉，催他们比催领导要轻松得多。因此，对要催办之事，不必拐弯抹角，可以直截了当地提出，通常注意以下两点，就能收到预期的效果。 一是重要事项按程序办理。每个单位都会有一套相对比较完整的工作流程。对于一些例行工作，如果承办部门没有按时完成，该发书面催办通知的就发催办通知，该由承办部门向领导写出书面说明的就要求其写书面说明，只要按规定办事，谁也提不出疑义。 二是小疏忽谈笑中解决。工作中小的疏忽在所难免，遇到这种情况，要灵活处理。比如某港口企业主管生产的经理，因为工作需要，对下午时间已经习惯用“13点”、“14点”这样的说法。一次这位经理让劳资部门给他提供一份材料，并告诉他们第二天13点送给他。第二天13点他没收到材料，就让办公室秘书催问。结果秘书到劳资部门一问，承办人说：“不对呀！经理说3点钟要，还没到点儿呢！”原来他把13点听成3点，拿着整好的材料等着到时候再送去呢！于是秘书跟他开玩笑说：“小学生都能分清3和13，你却整不明白，看来你也就是个幼儿园水平，不过你还真得抓紧时间好好学，省得再出错！”说着拉起他一起去给经理送材料。见了经理，把情况一说，经理哈哈大笑起来。谈笑间，既有批评，又有提醒，还帮助承办者打了圆场。 三、催下级——理解体谅 上头千条线，底下一根针。基层工作直接面对群众，情况纷繁复杂，有许多特殊情况，因此催办下级是一件说容易也容易、说不容易也不容易的工作。如果只是简单地催就容易，但如果要用“机关为基层服务”的