ビジネスマナーを心得た大人の催促メールの书き方.docxVIP

意外と気を遣う電子メールでのコミュニケーション電子メール（以下「メール」）は、相手と手軽に連絡がとれる便利な手段です。ただし、対面や電話とは違い、メールだと送信相手の態度や表情、声の調子が把握できません。メールは、送信した時点では送信者からの一方的なコミュニケーションだといえるでしょう。プライベートであれば、顔文字やアイコンを使ってこちらに悪気がないことをやんわりと伝えることができますが、ビジネスではそうもいきません。そのため、メールの文面はもちろん、送信のタイミングにも配慮したほうがよい場合があります。特に、相手に何かを催促するような、ちょっと難しいメールを送る時は、相手との関係を損なわないように、こちらの意図を正確に伝えなければなりません。「約束の時間になっても相手からメールが来ない...」。そんな時こそ冷静に1）ミスや勘違いの可能性を探る約束の時間になっても相手からのメールが届かない場合、「時間を守ってくれないと困るよ！」と腹立たしい気持ちになるかもしれません。しかし、そのままの心理状態で催促メールを送ると、イライラした感情が文面に表れてしまうものです。そうしたメールを受け取った相手も不愉快になるので、その後の関係に支障をきたす恐れがあります。また、次のケースのように、こちらか相手のいずれかが悪意のないミスや勘違いをしている可能性もあります。相手は約束どおりの時間にメールを送っているのに、こちらがうっかり見過ごしている、あるいは誤ってごみ箱に移動しているケース→受信トレイやごみ箱を確認し、相手からのメールが届いていないかを確認してみましょう。こちらか相手のいずれかが日時を勘違いしているケース（今日と明日、13時と3時など）→相手との履歴を確認し、こちらが勘違いしていないか、相手が勘違いしそうなところがないかを確認してみましょう。こちらのシステム障害が起きているケース→相手からメールをもらう時間帯に、ほかのメールがきちんと送受信できているかを確認してみましょう。なお、相手にシステム障害が起きていることもありますが、それはこの後に送る催促メールで明らかになるので、この時点で特に確認する必要はないでしょう。2）催促の初動で低姿勢を崩さないほうがよい2つの理由以上を確認し、少なくともこちらのミスや勘違いでないことを明らかにしたうえで、相手に催促メールを送ります。この時、こちらに落ち度がないことがわかっていても、低姿勢を崩さないほうがよいでしょう。その理由は2つあります。1つ目の理由は、相手がミスや勘違いをしているケースへの配慮です。相手に悪気がない場合、こちらから催促メールを送った時点で、「申し訳ない」という気持ちになるため、そこでわざわざ強く出る必要はないのです。2つ目の理由は、その後のビジネスをスムーズに進めるための配慮です。たとえば、メールが遅れたことをきっかけに雰囲気がギスギスすると、その後の関係に支障をきたす恐れがあります。大切なのはビジネスの目的を達成することなので、こちらが大人になって、ビジネスを次のステップに進めやすいようにするのが良いといえます。もちろん、相手が催促メールに応じなかったり、何度も約束を破ったりするような場合は、強い姿勢で対処せざるを得ませんが、それは実際にそうした状況になってからのことです。知っておくと便利な催促メールのフレーズ催促メールの基本的な構成は、「挨拶」「前置き?本題」「フォロー?結び」となります。この構成にそって、催促メールで使えるフレーズを紹介します。1）挨拶基本は、丁寧にすること、要件を明確にすることです。まずは通常のパターンを見てみましょう。いつもお世話になっております。株式会社○○の△△（氏名）です。先日は、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。その際にご依頼した資料の件でご連絡致しました。上の通常のパターンよりも、こちらが急いでいるというニュアンスを含める場合は次のようにします。いつもお世話になっております。株式会社○○の△△（氏名）です。 先日ご依頼した資料の件で、急ぎ確認したいことがあり、ご連絡致しました。2）前置き?本題前置きでは、「こちらのミスや勘違いである可能性を認識しています」というニュアンスを含め、あくまでも低姿勢であることがポイントです。本題は、前置きに続ける形で、「まだメールが届いていないこと」を伝え、次のアクションを促します。相手がミスや勘違いをしている場合、すぐに対応してくれるでしょう。具体的には次のとおりです。私のほうでメールを紛失してしまったのかもしれませんが、ご依頼した資料に関するメールが確認できない状態でございます。大変お手数をおかけしますが、メールを再送していただけないでしょうか。本メールと行き違いで、すでにご手配されていたら恐縮で