高校电子文档管理机制创新实践探索-厦门大学学术典藏库.pdfVIP

20 档案学通讯 2013 年第 6 期 ＊ 高校电子文档管理机制创新实践探索 连 念 （厦门大学档案馆 厦门 361005 ） 摘要 分析 了高校 档案机 构 电子文件 和 电子档案 管理 困难 的原 因 ，提出 并探讨 了由档案机 构与信 息化 [ ] 机 构合作 构建 高校 电子文档 管理新机制 的原理 、实现途径 、 内容和厦门 大 学的 实践案例 。 关键词 高校 电子文件 电子 档案 [ ] [中图分类号] G270.72 Abstract: This paper analyzes the reasons for the management difficulties of electronic documents and electronic archives in the universities and colleges ’ archive institutions, puts forward and explores the principles, means and contents of the new integrated management mechanism of electronic documents in u- niversities and colleges jointly constructed by the archive offices and the informationization institution, with ’ Xiamen University s practice as a case study. Keywords: Universities; Electronic documents; Electronic archives 1 高校电子文档管理状况分析 子文档管理的效率，它使得电子文件形成机构、管理 随着我国高校信息化建设的快速发展， 电子文 机构与档案机构在电子文件处理的标准规范制定方 件和电子档案（以下简称电子文档）的管理已成为高 面各自树立自己的‘烟囱’，成果无法共享。并使得不 校档案机构面临的棘手难题。 由于各高校信息化发 同机构对电子文件的处理产生机构‘壁垒’，工作无 ［ ］ 展水平的不平衡，以及等级、规模、经费、人员等条件 法协调。 ” 2 因此，学术界提出前端控制原则，要求档 不同的高校档案机构，其对电子文档管理的需求、条 案机构这个后端对前端电子文件的形成、 管理机构 件、实现方法也各不相同，由此形成程度差异较大的 提出实施控制措施，但是，碍于档案机构在高校机关 电子文档管理状况。 有的高校档案机构由于不具备 单位中普遍处于弱势地位， 而且没有有效协调机制 电子文档管理能力，没有接收管理电子文档；多数高 的现实，前端控制原则很难实施。 校档案机构电子文档管理开始起步， 但面临很大的 1.2 这些 管理方法都试 图把 各 业务 系统 的 电子 困难； 少数高校档案机构电子文档管理水平比较先