宴会的变更与取消.pptVIP

贵阳世纪金源大饭店 宴 会 的 变 更 与 取 消 宴会预订的变更与取消 一、宴会预订的变更 由于宴会大多在数个月前便已预订，时间的拉长难免导致会发生变更，例如，客户有时候会对宴会细节稍作修改，如参加人数的增减、桌形的改变等，饭店方面有时也会发生变更。为适应这种临时变更，预订人员应当该在宴会举办前一周，再与客户确认宴会相关事项，将发生错误的可能性降低至最低。 在以电话或传真方式与客户确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照宴会通知单的要求进行；但若顾客对于宴会提出任何变更，预订人员就必须马上以宴会变更单通知各相关部门，任何最后1分钟的变更都应迅速通知有关的部门。 宴会变更单上详细记载宴会原方案及修订后的变更项目，清楚地告知相关部门必须修改的工作项目。各部门便可依照变更内容来调整工作，合力满足客户的要求。再者，使用变更单明确传达宴会信息，其相关部门便不再允许有未接获通知的借口，所以有效避免了各部门互相推卸责任。 通常宴会更改程序如下： （1）客人用电话或面谈形式对已预定过的宴会或其他活动进行更改时，应热情接待，态度和蔼。 （2）详细了解客人更改的项目、原因，尽量满足客人要求。 （3）将更改内容认真记录，并向客人说明有关更改后的处理原则。 （4）尽快将处理的信息传递给客人，并向客人表示感谢。 （5）认真填写更改通知单，并迅速送至有关营业点和生产点，请接受者签字。 （6）将更改原因及处理方法记录存档，并向经理汇报以便采取跟踪措施，争取客源。 （7）检查更改内容的落实情况和更改后费用收取等事宜。 二、取消宴会预订 由于某种原因，预订的宴会除发生变更外，也可能被取消。如客人要求取消宴会预订，应立即做好如下工作： ①?接受客人取消预订时，应尽量问清取消预订的原因，尽量挽留客人，这对改进今后的宴会推销工作是非常有帮助的。 ②??? 在该宴会预订单上盖上“取消”印，并记下取消预订的日期和要求，取消人的姓名以及接受取消的宴会预订员姓名，然后将该宴会预订单放到规定的地方，并及时通知有关部门。 ③??? 如是大型宴会、大型会议等取消预订，应立即向宴会经理报告。 ④??? 宴会部经理还有责任给顾客去函，对不能为其服务表示遗憾，希望以后有机会进行合作。 如果某暂定的预订被取消，预订人员要填写一份“取消宴会预订报告”。 谢谢大家！ * *