第三章 数据清单的建立和使用.pptVIP

第三章 数据清单的建立和使用 3.1 数据清单的建立 Excel将工作表中的一系列连续单元格的数据集合组成一个数据清单，数据清单实际上也是一个工作表，但是有它的特点。数据清单也是由“行”和“列”组成，“行”就相当于数据库中的“记录”，“列”相当于数据库中的“字段”。 已知某商场2002年1月上半月彩电降价区各种彩电销售量和销售额的数据，建立一个新的工作薄，输入数据，就建立了一个数据清单。表3.1中的第一行的产地、品牌、规格型号、单价、销售量和销售额就是不同的变量(字段)，每一种彩电的产地、规格型号、单价、销售量和销售额就是一条条的记录(个案)。 3.1.1 建立数据清单的注意事项 建立数据清单必须符合以下要求： (1)在一个工作表中只能建立一个数据清单，这是因为数据清单的排序、筛选等功能一次只能在一个工作表的一个数据清单中使用； (2)在工作表中如果还有其他数字，至少要用一个空行和空列与数据清单格开，以利于数据清单各项功能的操作； (3)在数据清单中不能放置空行和空列，关键数据不要放在数据清单的两侧； (4)在数据清单的第一行设置变量名(字段名)，用来查找和组织数据； (5)在变量名和各行计量之间要用边框直线分开，变量所用的字体、对齐方式等应与各行计量有所差别； (6)同一列中各行数据的性质和格式类型应该相同，在单元格的开始处不要有多余的空格。 3.1.2 常规数据的录入方式 有3中基本方式可以录入数据： 1.单击目标单元格后直接输入数据； 2.双击目标单元格，出现插入光标，鼠标变为指针“I”形状，光标移到所需位置在录入数据； 3.单击目标单元格，在编辑栏中输入数据，录入很多文字或输入公式和函数的时候常常采用这种方式。 3.1.3常规数据录入时应注意的事项 (1)单元格的最大容量：一个单元格中最多可以容纳32767个字符，编辑栏中可以显示全部的字符，而一个单元格中最多可以显示1024个字符； (2)日期的录入：录入年、月、日时，用“年－月－日”和“年/月/日”格式输入，“2004-4-4”表示“2004年4月4日”；录入月、日时，按“月－日”或“月/日”格式输入，“4-4”表示“4月4日”；输入当前日期，使用“Ctrl”＋“；”组合健；输入当前时间，使用Ctrl+Shift+“：”组合健。 (3)分数的录入：录入数学中的分数数据时，分数前要加上0和空格，键入“0 3/5”，回车后显示“3/5”； (4)负数的录入：一是在数字前面加上减号“-”，另外一种是把数字放在括号中(4); (5)公式的录入：录入公式时，前面必须要输入等号“＝”； (6)特殊符号的录入：点击工具栏中的“插入→符号”，从列表中选择所需的符号； 3.2 数字格式 在输入数据以后，对数字格式应该作进一步了解。通过对单元格格式的设置，输入的数据不仅可以按要求显示，而且可以限制一些输入数据时出现的错误。在第二章介绍过，设置数据格式的方式，首先要选中设置格式的单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选取“设置单元格格式”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡。在“分类”列表框中，共有12种格式，可以在右边选择或者修改必要的选项，下面依次介绍： (1)常规格式：它是默认的单元格格式，在常规格式下，输入的数字来说，如果单元格足够宽，输入的数字和显示的数字将完全相同，如果单元格的宽度不能容纳整个数字，根据单元格的宽度对数字进行自动取整； (2)数值格式：这种格式可以对“小数位数”、“是否使用千位分隔符”和“负数”的显示格式进行设置； (3)货币格式：可以对一般货币的数值进行设置，具体可以对“小数位数”、“货币符号”和“负数”的显示格式进行设置； (4)会计专用格式：和货币格式类似，不能对负数的显示格式进行设置； (5)日期格式：如果事先或事后设置了单元格的日期格式，那么输入的数字将转化位设置的格式；如先输入“2004/8/1”，然后在日期格式中选择“二○○一年三月十四日”的格式，单元格就会显示“二○○四年八月一日”； (6)时间格式：它的设定和日期格式类似，如先输入时间“15：38”，再选择“1：30PM”，则单元格会显示“3：38PM”； (7)百分比格式：将单元格的数字格式设置为百分比，那么单元格中的数值都会乘以100，并用百分比的形式显示出来，还可以进一步设置小数的位数； (8)分数格式：选择分数的格式，则输入的设置将转化为分数形式，如先输入“0.75”，再选择“以10为分母”的格式，则单元格中的数值变为“8/10”； (9)科学计数格式：选择科学计数格式，那么输入的普通数字将转化为科学计数的形式，如先输入“8000000”，选择科学计数格式后会转化为“8.00E+06”,其中E前面的部分是指数的小数部分