改进文书档案管理工作的方法.pdfVIP

黑龙江档案 2014年第4期 总第205期 经验 交流 改进文书档案管理工作的方法 ◇张文华 一 个单位档案管理工作 的重要组成部分就是文 书 档案 收集 中，要 突 出单位及各部 门特色 ，增加 收集 的门 档案管理工作 ，改进文书档案管理工作 的方法对 于一 类 ，广泛及时地收集有价值 、有特色 的档案资料 。注意 个单位有着十分重要 的影响 ，不仅仅能保证单位档案 增加信息收集渠道 ，提高资料鉴别能力 ，注意发现有保 资料 的完整性和真实性 ，也能对有些重要资料 的存储 存价值 的档案资料 。 和整理起到很好 的促进作用 ，同时还能为各单位文书 (三 )加强部 门之 间协作 ，做好文书档案 的收集工 档案管理工作提供很好 的实践经验 。 作 。文书档案 中许多利用价值较高的档案往往来源于 一 、 要高度重视文书档案 的管理工作 各部 门。为确保文书档案管理工作 的顺利进行 ，应处理 (一 )积极主动做好文书档案管理工作 的宣传汇 好与各部 门的关系 ，不断完善档案 的结构与质量 。文书 报 ，争取领导及相关人 员 的重视和支持 。采取灵活 多样 档案管理人员必须做到 “三勤 ”：①嘴勤 ，即经常主动 了 的形式 向领导和员工 宣传 《档案法》、《档案法实施办 解业务部 门开展 的新工作 ；②脚勤 ，即与业务部 门加强 法》等档案法律法规 ，不断提高相关领导及其他工作人 联系与交流 ，以及时获取有关信息 ；③脑勤 ，即根据单 员对文书档案管理工作 的认识 ，努力争取其对文书档 位 的工作实际 ，思考档案如何 围绕单位 的中心工作 ，如 案管理工作 的重视 、理解 、关心和支持 ，力争使文 书档 何做好收集利用服务工作 。 案管理工作能够纳入到单位 的总体工作规划和年 度工 三 、要规范文书档案 的立卷 归档 作重点中 ，以便进一步完善档案管理设施 ，提升其规范 一 是要熟悉文件 ，从而 了解文件 的形成和使用 ，明 化 、信息化 、现代化发展水平 。 晰文件 的种类 以及掌握文件 的性质 、特点和作用 。二是 (二 )搞好文书工作与档案工作 的衔接 ，达到标准 将有用和有价值 的文件 资料进行整理立卷 ，因为立卷 化 、规范化 的要求 。档案 的前身是文件 ，文件质量 与档 是规范文书档案管理工作 的一种重要方法 ，文书档案 案质量密切相关 ，只有建立在文书部 门规范处理文件 经过立卷 ，有利于对文书档案 的保管和利用 ，是 目前手 的基础上 ，才能提高文书档案管理水平 。文书人员要建 工操作管理档案 的一种好方法 。三是将收集 的资料整 立较强的档案意识 ，做好文书材料 的立卷归档 。在文件 理成案卷 。立卷 的实质是对单位文件进 行分类 ，通过文 处理 中 ，要时刻注意档案整理工作 ，实现文书 、档案工 书人 员和档案人 员根据分类 大纲运用文件 的特征 ，将 作一体化 。由此则要求文书人员把好文件材料 的质量 收集起来 的文书材料组成有联系 、有规律 的案卷 ，从而 关 ，严禁用不符合要求 的纸或笔等起草 、修改 、誉 印 、批 达到规范文书档案管理 和在 日常工作 中提供资料和有 阅文件和材料 ，纸张规格 、大小 、格式 、文体等均达到标 力依据 的 目的。四是重视文书工作 。因档案工作是文书 准化 、规范化 的要求 。 212作 的延伸和发展 ，而文书工作是档案工作 的基础 ，文 (三 )要求及时 、准确地处理文件 ，及时登记收发文 件是档案 的主要来源 ，档案是 由形成文件材料办理完 件 ，发现文件缺少要及时查找 。特别是对一些账外材料 毕转化而来 的。因此 ，文书工作不仅会直接影响文件材 的处理 ，应注意及时收集领导报告 、会议材料等 ，保证 料 的质量 ，也直接关系到档案工作 的质量 。五是做好 归 文件材料 的完整性和实效性 。此外 ，要强化 “文书部 门 档工作 。这也是文书档案管理工作 中的一个重要环节 。 立卷 ”工作 ，这也是 《档案法》已明确 的一个基本制度 。 要确保文件材料 的完整和安全 ，就要做好归档工作 ，把 《国家行