单证管理办法.doc

单证管理办法（细则） 单证一般分为有价单证和非有价单证，有价单证是指公司据以承担特定保险、经济责任，标明有具体责任金额并经公司签章后具有法律效力的特定凭证。如发票、预收保费收据、保险单（加盖公章、法人章）等；非有价单证是指除了有价单证外的其他单证。如条款、说明书、投保书等。 由于每一份单证都是风险源，如果管理不善，都会给公司带来巨大的潜在风险，尤其加强对有价单证的重点管理，是控制风险的必要手段。为了进一步规范和加强单证管理工作、管控单证相关费用，防范和降低单证管理风险，在ISO《单证管理办法》的基础上，特制定本细则。 第一章 有价单证的管理 一、单证管理人员 1、单证管理员：设置的专门负责中支单证管理工作的岗位人员，负责单证的征订、盘点、出入库记录等。 2、单证专管员：中支各业务部门指定的负责单证管理及单证相关工作的岗位人员，负责各部门单证的征订、领用、保管、发放、回销等工作。 二、职责 1、综合管理部：负责本机构单证管理工作；负责向分公司上报统一印发单证的汇总征订需求及汇总各部门单证征订需求工作；负责单证的入库、保管、出库等工作；根据各部门业务需求负责给各单证专管员发放单证工作。 2、各业务单证使用部门：负责本部门统购单证的征订需求及汇总给财务征订需求工作；负责本部门单证的领用、入库、保管、发放、回销等工作；负责本部门单证的台帐、报表、档案、盘点等相关工作。 三、有价单证的管理流程 1、征订：总公司发起的单证常规征订是一年4次。各使用部门在征订前，应根据各自的库存、每月用量、财务库存、各部门费用预算等各方面的综合因素来合理判断各自的征订数量，各部门经理严格把关，确定有足够的预算和必要的需求后，按照ISO《单证管理办法》中的征订流程将单证征订表提交综合管理部，综合管理部确认无误后汇总上报给分公司。对于分公司没有通过综合管理部直接通配给各部门的有价单证，各部门单证专管员必须将征订明细表给综合管理部送一份并以邮件的形式发给综合管理部单证管理员，以便与分公司单证管理员核对单证领用明细。 2、入库：综合管理部单证管理员根据分公司提供的征订明细表，对单证的产品名称、数量、单价、号段、质量等进行验收；验收合格后，向分公司单证管理员上报《单证领用审批表》，并按照号段先后顺序依次登记单证管理台帐。 3、领用 1）各部门单证专管员单证领用 各部门单证专管员领用时必须填写《单证领用审批表》，综合管理部单证管理员严格按照“先回销，后领用”的原则，根据各部门当月有效使用率，严格控制发放量。个险单证专管员按照不同营销服务部分别在核心业务系统按号段先后顺序依次发放，并逐笔登记《部门单证领用回销登记薄》，领用人必须在登记薄上签字确认。团险按照单证号段从小到大发放给直销人员，逐笔登记《部门单证领用回销登记薄》，领用人必须在登记薄上签字确认。有价单证实物和系统状态必须保持一致。银保单证专管员按照不同渠道分别在核心业务系统按号段先后顺序依次发放，并逐笔登记《部门单证领用回销登记薄》，领用人必须在登记薄上签字确认。 2）单证使用人单证领用 单证使用人在各部门单证专管员处领用单证，领用时需填写《部门单证领用回销登记簿》，领用流程参照ISO《单证管理办法》，严格执行系统发放、回销等操作流程。银保、团险给代理机构发放单证时，必须填写《交接清单》与《重空单证代理机构领用申请单》。 3）单证领用综合管理 a.单证管理员和各单证专管员应建立详细的单证管理台账，详细记录单证的发放、领用、使用，完善交接手续，明确管理责任。台账的设置要能比较直观的看出本月领用入库的数额、出库数额、库存数额、回销数额等。及时反映有价单证的发放、回销和库存，便于跟踪监督管理。 b.单证管理员和单证专管员及使用部门应填制相关的单证报表，保证单证的使用部门、管理部门能及时了解本机构或部门的单证入库、出库、使用、作废、销毁的具体情况， c.单证管理员和单证专管员每月应将对有价单证进行实地盘点，并对库存数量与单证系统及台账进行核对，以保证单证的账存数量与实际库存数量一致，对不一致的情况及时查找原因。 4、回销:各部门单证专管员每月必须将本部门单证使用情况汇总，并填写《单证使用情况回销表》，经部门经理签字确认后与单证实物一起回销到单证管理员处。对超过回销期的已领用未使用的空白预收据必须办理回销手续，回销收回重新发放。保险单实物状态必须与系统状态保持一致。作废保险单实物原则上必须全部回销交到综合管理部，如果有实物未收回现象，必须让相关责任人出具《保险单作废未回收证明》，单证管理员在《单证使用情况回销表》的备注栏注明作废未回收实物的号段。（个险预收收据回销期为30天，团险预收收据回销期为30天保险单回销期为90天）。 四、档案的管理 单证管理员、各部门单证专管员对各自单证的征订表、供货清单、单证入库单、单证领