史上最生动易懂的最新机关公文标准授课课件(纯PPT).ppt

2.抄送机关。 抄送机关排列顺序方法：首先是上级机关在前，其次是同级机关，再次为下级机关。按照党、政、军、群的顺序排列。 抄送机关之间标点符号的使用方法：同一系统内同级机关之间用顿号隔开，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号。 主送机关移至版记的方法：将“抄送”二字改为“主送”，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 一般用4号仿宋体字，左右各 空一字，首先标识“抄送” 二字，后标全角冒号，随后 标注抄送机关名称，回行时 与冒号后的首字对齐 空1字 空1字 空1字 空1字 最后一个抄送机关名称后标句号 3.印发机关：公文的送印机关。印发机关指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门，有的印发机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。 4.印发时间：送印日期。标注印发日期是为了准确反映公文的送印时间。一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开 空1字 空1字 空1字 空1字 翻印的公文应当注明翻印机关和翻印日期编排在印发机关、印发日期之下，末条分隔线之上翻印机关居左空一字标注，用全称或规范化简称；翻印日期居右空一字标注，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后加“翻印”二字。 不再标注：校对人和印发份数 5.页 码：公文页数顺序号。 公文的版记页前有空白页的，即将版记放到最后一面时，前面会出现空白页的情况，空白页和版记页均不编排页码，即页码只标识到公文主体部分结束的那页。 公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 附件与正文不一起装订时，附件另页编码。 公文中的横排表格 A4纸型的表格横排时，单页码表头在订口一 边，双页码表头在切口一边。 公文需要附带表格： 如果是竖排表格，与文字页面无异； 如果是横排表格，页码应放在横表的左侧，单页码在表的左下角，双页码在表的左上角； 对于横表的表头，单页码放在订口一侧，双页码放在切口一侧。这样编排可保证连续横排表格可以依次顺序向下看。与公文一起装订时，横排表格的页码按照正文编排要求标注。 横排A4纸型表格单页码示例 订口 切口 单页码 横排A4纸型表格双页码示例 切口 订口 双页码 公文格式常见错误 1.没有发文机关标识（非红头文件） 2.发文字号不规范 3.上行文（请示、报告）没有签发人 4.公文标题缺要素、用词不当 5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范 6.附件格式不规范 7.日期格式不规范 8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送） 9.版记要素不全、多余 公文知识三个为什么？ 为什么取消了上行文发文机关标志上空80mm的要求 与99版国家标准相比，发文机关标志的位置有了变化，发文机关标志的上边缘至版心上边缘的位置统一为35mm，上行文不再留80mm的空白区域，发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离也是35mm。也就是说取消上行文上空80mm的规定。这样做一是可以统一平下行文和上行文首页的格式，不再需要两种版头稿纸；二是鼓励在公文处理工作中尽量使用公文流转单。 为什么去掉了主题词 主题词，即在标引和检索中用以表达公文主题的规范化的词或词组。通过标引主题词，为计算机检索和管理公文提供了方便。 本次条例修订去掉主题词要素，主要有几个原因： 一是主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节，公文办理过程中不需要主题词。在公文起草时标注主题词增加了公文制作人员的工作量； 二是主题词标引存在固有的局限性。由于个人的理解和认识差异，对同一个公文，人工标引的主题词可能存在很大差异； 三是信息搜索和全文搜索技术已经得到快速发展，现在已经出现了自动标引技术，即便在纸质公文中不标引主题词，在将公文数字化后，信息系统也可以自动标引关键词，同样实现对公文的信息化管理和高效便捷利用。 为什么在公文版记中不需要标注拟稿人、校对人和份数等信息 我们经常在公文版记中发现“拟稿人：×××”、“校对人： ×××”、“共印××份”等字样，我们把这些叫做拟稿人、校对人和份数信息 GB/T 826—1989《发文稿纸格式》国家标准中规定了机关发文稿纸的基本格式。发文稿纸是从公文起草、审核到签发完整过程的记录载体。在发文稿纸中包括了起草公文的拟稿人、印发前的校对人、印制份数等信息。对于一个正式对外