慈惠医护管理专科学校电子公文线上签核系统-国立台中科技大学总务处.ppt

確定陳核對象後按下呈核傳送 單位主管可由收件夾中點選承辦人申請的調卷單 點開後可看到調卷申請單內容與流程 按下同意即可傳送下一關 按下同意後便傳送回承辦人 申請人按下同意後便可開啟調卷公文 按下調卷相關資料可查閱完整公文內容 登記桌作業 登記桌分文 利用下拉式選單，選擇【承辦單位】與【承辦人】，確認無誤後，點選【傳送】 進入登記桌收文作業畫面 登記桌處理移文/退文 利用移文【勾選】方框，確認無誤後，點選【移文】 登記桌收件匣（會辦：加簽） 1.登記桌收件匣，若有其他單位不知道需傳送人員，由登記桌協助 2.進入公文流程，可進行加簽作業。 * * * * * * * * * * * * * * 公文經手－會辦人員查詢經手公文 公文經手辦理查詢 可查詢經手會辦文處理情況 國立臺中科技大學 流程退文 退文至 『承辦人』(清稿、重新擬稿) 『上一關』(加簽或再會簽) 可指定退文至曾經傳送過的任一關卡 授權決行 長官授權決行。 系統將自動擲回原承辦人 承辦人「簽呈」結案作業 公布欄作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後，承辦人可進行送公布欄公告。 送公布欄作業 可進行查閱公布欄之公文 承辦人送發文作業 送發文作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後 點選”呈核(傳送)”，將直接傳送給文書組進行發文作業(或使用者加簽給文書組發文) 線上公文資料查詢 輸入查詢公文條件 複合式查詢條件，彈性高 可隨時調閱公文，速度快 線上權限調卷功能 查出符合條件之公文 查出公文還可複製再應用 避免週期性公文重複繕打 國立臺中科技大學 流程狀態一目了然 個人設定功能介紹 國立臺中科技大學 常用詞彙 代理人 電子簽章PKI初次設定-1 1 2 電子簽章PKI初次設定-2 按下確認後， 點擊儲存按鈕 1 2 調卷系統 調卷公文類型 已結案歸檔且非自己所承辦或創文之公文 已結案歸檔之歷史公文(民生校區轉入之公文) 進入資料查詢的調卷作業 點選跨單位歷史公文查詢 選擇欲調卷的條件後 按下開始查詢 選擇欲調卷的公文 於調卷單中輸入調卷緣由 (未輸入將限制無法傳送) 流程關卡請設定給 一級單位主管與業管單位一級主管 可個人設定標點符號及常用詞彙 自動產生WORD檔案 可直接列印 可夾帶電子形式附件 如：圖片、Word…等檔案 函書函開會通知單檔名勿超過10個中文字 ＊請注意， 如要給與可加簽權限， 可加簽權限需自行勾選。 公文製作不須一氣呵成，可分次撰寫 公文撰稿暫時存檔 公文追蹤－承辦人員查詢自己承辦公文 自己承辦的公文均可追蹤進度 承辦公文流程追蹤 預設流程 可自行設定流程範本 個人化的流程設定 公文流程設定畫面 以關卡來顯示此公文簽核順序 公文流程加簽 賦予權限者還可以加簽關卡 線上簽核作業 線上稽催外來文 線上簽辦電子簽核公文與紙本追蹤公文 簽收公文退文/改分 公文流程傳送、公文流程加簽 簽核意見 公文簽核列印 併案作業 說明 尚未結案之公文一目了然 (需前往公文追蹤了解公文進度) 即時稽催通知功能 國立臺中科技大學 線上簽辦(電子紙本) 線上簽辦電子簽核公文與紙本追蹤公文 自己的公文自己簽收 電子簽收公文退文/改分 公文流程加簽，可加簽給其他人員 請在此輸入簽核意見 可點選“公文簽核列印”列印紙本存查 併案作業 外來文或已結案公文當子案 創簽或函稿當母案 創簽併外來文 記下文號 簽收外來文 創簽→儲存(文稿類別：簽稿並陳) 併案功能，輸入文號 創簽併函稿 創函稿→儲存，記下文號 創簽→儲存(文稿類別：簽稿並陳) 併案功能，輸入文號 說明 當收到文書組分文來的外來文時，先行確認公文是否由自己承辦 無誤的話請先進行簽收作業，才能進行併案作業 依據已簽收之外來文進行擬一份簽呈 一、公文內文繕打完成後請按左手邊的併案作業 二、將外來文的收發文號輸入於欄位內 三、點選新增子案 四、併案 五、儲存 1. 2. 3. 4. 5. 在公文內文中左上角即可看到註記“併案” 在公文暫存中亦會在類別後方註記“併案” 公文呈核至下一關時，收件匣中即可看到系統註記“併案” 打開公文內文中即可在上方與中間看到”併案收文” 亦可直接點選併案則可開啟併案之外來文內容 點選併案公文後即可看到併案之外來文 看完確認無誤後即可點譯“返回母案” 併案公文傳送時，新增併案檢閱提示訊息 併案注意事項 未簽收之外來文無法併案，未結案之簽呈無法被併案 流程中的公文無法併案 暫存區的公文，如有併案的狀態下，需解除併案方能刪除公文 不同年度(跨年度)的公文不得併案 國立臺中科技大學 電子公文線上簽核系統教育訓練 講師：漢龍資訊 李育彤 2016/9/20 注意事項 行政單位系統登入帳號：E-mail帳號(@前所有名稱)，新帳號者密碼請依一般登入或校務單一登入密碼 自行安