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企业文件控制与管理 一、概　述 企业管理思想及过程很多时候是通过文件形式来进行及表现的。文件是企业信息资源的重要组成部分，管理好企业文件，确保信息的有效利用，无疑是企业管理不可忽视的重要环节。目前，企业在文件管理中主要存在以下问题： 文件缺乏统一管理，主次不分，内容重复或冲突，格式千奇百怪，浪费纸张。 文件发送不及时，部门业务受阻，企业错失良机。 文件发送对象混乱，浪费文件无关人员之阅读时间，耽误文件有关人员之工作。 文件转发传递过程中，信息内容发生改变，导致信息误传、错传。 文件签发常因资格人外出而延误，影响工作。 文件分类不当，管理困难，导致查找不便。 仔细分析，不难发现，许多管理上的问题均与文件（信息）管理有着直接或间接的关系。而且，随着企业规模的不断扩大，这种关系将越来越密切。 本篇将从文件、信息、计算机技术的角度出发，探讨企业文件流程化、自动化管理技术，以图达到节省企业行政管理费用，提高办公效率的目的。 企业文件种类 对文件进行合理分类，是管理文件的第一步。层次分明、纲主目张的分类，对文件查找和保存极有意义。 对于企业文件分类，一般没有特殊的规定，企业可根据自身的实际情况，研究分类标准和规则。 1.1按企业管理要素分类 经营决策文件 行政管理文件 财务管理文件 生产管理文件 外部往来文件 为了进一步具体化，可将此五大类文件再进行细分。比如生产管理文件又可分为： 生产计划文件 物料管理文件 技术管理文件 质量管理文件 企业要尽可能细地划分出文件种类，并将每一种类别有可能产生的文件列出，规定其保存期、存放位置、保管人，而后将有关信息加以汇总，制成《文件清单》。 《文件清单》是企业文件的目录明细，对企业文件管理意义重大。若企业利用计算机管理文件，则此份清单由计算机自动产生。 1.2按职能部门分类 董事会文件 行政办文件 生产处文件 技术处文件 财务部文件 …… 按职能部门划分文件，便于查找文件出处，但会导致同部门文件混杂，子类繁多。 1.3根据文件功能分类 通用类文件 经济类文件 技术类文件 沟通类文件 通用类文件包括通知、公告、请示、报告、会议记录、会议纪要、规章制度、管理办法等。 经济类文件记载生产、管理、流通、分配、消费等方面内容。 技术类文件如技术图纸、设计方案、施工方案等。 沟通类文件如客户邮件往来、政府部门参观、检查、新闻媒体来访等。 对于企业而言，选择何种分类方法，这里没有特别的建议，关键要适用。以适合企业实际运作，提高文件处理效率为原则。 2.企业文件特点 企业文件同政府公文及文艺作品有共同点。当然，也有很多不同的地方。 2.1共同点 都为一定的对象服务； 都有运词造句、布局谋篇、使用标点符号等； 都要求具备鲜明性、准确性和生动性。 2.2不同点 企业文件是企业管理的再现，因此，有经济效益的问题。故企业文件在撰写时，要注意言简意赅、用词准确、朴实，力求以最少的字数最清楚地表达意思，以节省纸张和员工阅读时间。 企业文件具有政策性、实用性、广泛性。这一点十分类似政府公文。 企业文件以说明文为主，具有较强的逻辑性和条理性，要对工作有指导意义，能带来管理的改善，提高经济效益。 企业文件虽不必具有政府公文之法律性，但也要注意严肃性。不可在企业文件中使用不庄重的词语。 2.3企业文件格式 2.3.1文件格式设计 企业文件格式可参考相似之公文格式和应用文格式。同时，企业也可自行设计具有自己特色的文件格式。如： 将公司名称、地址、主页、电话、传真、标志等信息置于文件头或尾，起到传播企业文化的作用。 将公司经营理念、企业精神、战略目标置于文件头或尾，起到鼓舞激励员工奋发向上的作用。 文件格式力求严谨实用，美观简洁，不要过于花哨。一般可在公文格式基础上作少量的变动即可。 2.3.2文件编号、字号规划 企业应科学规划文件字号及编号系统，以便于文件管理。 1.文件编号 文件编号应具有唯一性，即一个文件只有一个编号，一个编号只对应一个文件。文件编号建议格式为：文件类别+流水号 2.文件字号 文件字号包括文件类别及文件日期方面信息，目前广泛应用于政府公文管理中。文件字号构成为：企业名称第一个字+文件类别简写+[年份]+流水号。如ABC公司2002年1月1日发第一份行政文件，其文件字号可编成：“A行字[2002]001”。文件格式的其余部分，请参考有关公文写作及应用文写作书籍，这里不作过多论述。 二、文件控制和管理流程 目前，已有越来越多的企业都在用ISO9000标准管