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档案管理规范 编制：帅俊锋 发布日期：2014年1月16日 目的 维护公司档案的完整与安全，规范档案管理，保存公司历史材料，更好的服务于本公司的各项工作，充分发挥档案的作用和价值，有效达成信息资源共享。 适用范围 公司各种档案资料的收集、立卷、归档及管理工作。 总则 公司档案是公司各部门在开发、建设、经营、管理等活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 公司各部门应把档案工作纳入本部门领导工作的议事日程，各部门负责人是所属部门档案管理的第一责任人，并指定专人负责本部门文件资料的收集、立卷、归档工作。 职责 行政人事部： 设专人负责统一管理公司归档的档案，监控公司档案室的管理情况。 公司档案管理员： 贯彻国家、地方有关档案工作的法律、法规和公司档案管理办法、标准，加强公司档案管理工作。 制定公司档案管理办法、标准，推进档案管理工作的规范化。建立各部门档案管理工作网络，组织兼职档案业务人员培训和业务交流。 负责定期对公司范围内在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料、图纸、报表的收集、整理、归档、保管及提供利用。 负责统一制定公司档案各级分类目录、统一编制档案编号和标准格式。 对公司各部门文件材料的形成、积累、归档工作进行监督、指导，并定期进行检查、考核。发现档案工作中出现的问题，及时予以协调解决。 部门档案管理员主要职责： 负责本部门档案的收集、整理、分类编号、归档组卷、保管、统计、利用和档案移交。 每月记录本部门档案归档内容、档案使用、移交清单明细及借阅等信息，与行政人事部对接，并接受公司档案管理员的定期检查。 定期更新和整理本部门档案内容。 财务类文件档案、人力资源部档案由财务部门、人力资源部门自行保管。 立卷归档职责划分： 各部门档案管理员负责本部门业务范围内形成的文件材料的保管和立卷。 由业务部门起草，经行政部门统一编号登记并发布的文件，由公司文书立卷归档。 综合性会议文件由行政部门立卷归档。由业务部门承办的公司级会议（专业性会议）形成的文件由业务部门立卷归档。多个部门联合办理的文件由主办部门归档。 合同管理部门负责合同（协议）的立卷归档工作。 工作程序 公司级档案范围： 公司综合档案指公司的政府批文、营业执照、企业法人代码证、合同、章程、董事会决议、重要往来函、房产证等。要求原件上交行政人事部，各部门留复印件。 公司项目档案(包括新项目)指： 项目的政府批文、合同、会议纪要、重要往来函、房产证、招投定标书、可行性研究资料等； 预结算文件：预算书、结算书等； 工程图纸：设计方案图、扩初设计图纸、工程勘察报告、施工图纸、设计变更单、工程联系单、竣工图等； 销售资料：认购协议书、房屋买卖合同等。 归档时间： 内外发文、行政管理、经营管理等即时移交。 项目开发档案要在工程竣工验收三个月内，将其应归档的文件材料经项目负责人、工程负责人审定后向公司档案室移交归档。 外购设备仪器档案验收后，有关部门应将其文件材料收集齐全即时登记，向档案室移交。 荣誉实物档案，应在接收后一周内移交。 各部门工作人员因公外出、参观学习、考察和参加专业技术会议等所获得的文件材料，应在活动结束后一周内移交。 公司大型活动的文字、声像等资料应在活动结束后一周内移交。 营销部门营销宣传资料即时移交。 归档要求： 应归档的所有文件资料均应在规定时间内送交公司行政人事部或部门档案管理员，并须严格履行交接手续，交接双方签收记录明确； 凡归档的文件资料、图纸等在移交时均应有相应的目录清单； 公司综合档案、项目档案中批文、采购合同、及开发部的设计合同、设计方案、勘察报告等均须将最后所产生的结果资料原件交公司行政人事部存档，相关部门自行保管过程资料，并留存复印件。 下列内容档案属公司控制与检查范围，由行政人事部档案负责人每年5月、11月定期检查，并可随时抽查。 档案内容 分类方法 原/复印件 存放地点 综合档案 批文 按公司、内容、时间 原/复 行政人事部 合同、章程 董事会决议 往来函 其它 项目档案 批文 按项目、时间 原/复 合同 按项目、时间 原/复 建筑设计方案 按项目 原/复 报告类 按项目、时间 原/复 竣工资料 按项目 原件 房屋租赁合同 按项目、时间 原件 预、结算 按项目 原件 建筑质量维修争议 接项目、时间 原/复 项目策划报纸广告 按项目、时间 原/复 定价报批件 按项目、时间 原/电子 行政人事部 业主纠纷协议 按项目、时间 原件 新项目批文 按项目、时间 复印件 研发部 新项目合同 按项目、时间 复印件 新项目图纸 按项目、时间 复印件 营销/广告合同 按内容、时间 原/复 策划部