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高效会议管理技巧 李晓明 郑州 2004年10月 对于会议,我们的愿望是…… 明确的会议的目的、种类和体系 有效为会议做准备 会议中良好的沟通和反馈 会议主持人的良好管理和专业的组织 高效率和质量的会议过程 会议的意义 会议的目的 ? 会议的种类 ? 会议的频率 会议的成本的计算 会议的意义 集思广益的渠道 显示或组织的存在 是重要的沟通方式 会议的八大目的1 开展有效的沟通 传递资讯 监督员工和工作进展 达成协议、解决问题 会议的八大目的2 决策和资源共享 开发创意 激励员工的士气 巩固经理人的地位 会议的种类（按目的） 固定的部门会议 处理突发事件的会议 宣布人事安排和政策的会议 当众表扬和批评的会议 集思广益的会议 按方式 电话 网络、视频 面对面 关于会议频率的建议 固定的部门会议建议1次/月 全体的会议建议1次/半年 处理突发事件的会议要避免频繁 一对一的会议可以随时进行 会议成本的计算1 8个人（部门经理） 准备时间 2小时 出差 差旅的时间共2天 秘书的时间准备最小4小时 服务人员全程6小时 410个小时 会议成本的计算2 小时*每小时的薪水=时间成本 会议成本：场地、器材、住宿、差旅、文件、餐饮 效率损失：管理的，机会成本的，处理客户投诉的，停产的 1、? 会议效率不高的原因 2、? 如何进行预防性管理 3、? 高效会议的八大特征 4、 会议规范 效率不高的原因1 时间安排不合适 地点安排不妥当 开会对象选择的不得当 效率不高的原因2 主持人影响力不够 参会者技能不够 准备工作不够充分 目的和结果不明确 预防管理 时间安排不合适 地点安排不妥当 开会对象选择的不得当 主持人影响力不够 参会者要有倾听的技能 准备工作不够充分 目的和结果不明确 高效会议的八大特征1 只有必要时才召集 经过好好的筹备 拟定和分发了议程表 严格遵守了时间 高效会议的八大特征2 一切都是按部就班的 请了有经验的人出席 结束时作了评论和总结 记录了决议、建议和负责人 会议规范 时间安排的规范 固定的会议流程的规范“一个中心，两个基本点” 会议规范1 会议本身要遵守的规则 参会者要将工作安排交给会议主席 超过一小时的会议要有书面的通知 所有参会者都要有发言的心态 会议要能准时开始、准时结束 会议规范2 6、负责人对会议决议是否达成负有直接责任 7、要在会上要维护别人的尊严 8、要有人提出不同的意见 9、会后要拿到书面的纪录 10、参会者要履行反馈职责 11、邀请第三防监控会议质量 第三讲开会前的准备工作 1、? 引言 2、? 如何判断是否需要开会 3、? 会议准备的作用和方法 4、? 会议准备的内容 5、? 主持人如何做会前准备 不需要开会的情况 已经按惯例开过了的固定会议 没有要讨论的特别的事情 还有比开会更好的方法 预算出会议的成本太大 决策者已经做出决策的事情 必须开会的情况 把信息传递给许多人 需要多人参与集思广益 需要听取多部门的工作汇报 需要当众表扬或批评给小组或部门分配任务时 会议准备的作用 可以选择合适的讨论方式 使参会者有讨论的方向 事先通知参会者有所准备 节省会议时间和成本 会议准备的1H5W原则 怎么开 为什么开 开什么样的会 何时开会 谁来参加会议在那里开会 会议的准备 核 对 单 目的 一定吗 形式 时间 地点 主持人 人数 会场安排 名单 座位安排 11、名签 12、交通工具 13、住宿 14、资料 15、 辅助器材 16、流程表 17、文具 18、会场周边位置图 19、是否要求与会者带资料 20、娱乐项目 21、其他，民族的、媒体的等。 讨论：我们的省级办事处会议和推广会议应该怎样开 主持人如何做会前准备 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT分析 如何作开场白 开场白的程序 概括会议的程序 提供跟讨论有关的资讯 规范会议的议程 指定会议的记录者 征求对会议议程的意见 如何分配发言时间 主持人占20% 其他人80% 只有80%的时间在开会 15%的时间大家都不说话 5%的时间是抢着发言 如何掌控会议进度 1、语言式 2、非语言式 会议决策类型 权威决策 少数服从多数 共识决策 无异议决策 达成团队决策的方法 头脑风暴法 德尔菲法 易地思考法 思路转换法 1、? 引言 2、? 如何做开场白 3、? 如何分配发言时间 4、? 如何掌握议事进度 5、? 如何达成会议决策 1、? 引言 2、? 会议中的沟通技巧 3、? 会议中的反馈技巧 沟通漏斗 你心里想的100% 你口里说的80% 别人听到的60% 别人听懂的40% 别人行动的20% 沟通的定义 为了设定的目标把信息、思想、情感在个体间或者群体间传递并达成共识的过程。 有效沟通的原则