公文格式管理办法.doc

ZYHT冷轧技术有限公司 公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，以《国家行政机关公文处理办法》为指导，结合公司实际，制定本办法。 第二条 企业的公文，是企业在经营和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司依法经营和进行公务、商务活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理（收文、发文）、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规及公司的有关规定，确保企业商业、技术秘密的安全。 第六条 公司各单位、各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第七条 公司综合管理部是公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作并负责指导各单位、各部门的公文处理工作。 第二章 公文种类 第八条 本公司的公文种类主要有：决定、通知、通报、通告、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 （一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）通知。适用于批转下级单位的公文，转发政府主管部门和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位周知或者执行的事项；任免人员。 （三）通报。适用表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （四）通告。适用在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 （五）报告。适用于向上级单位汇报，反映情况，答复上级单位的询问。 （六）请示。适用向上级请求指示批准。 （七）批复。适用答复下级单位的请求事项。 （八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （九）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 （十）会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、附注、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成（具体见《ZYHT冷轧技术有限公司公文格式》）。 （一）涉及国家和企业秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 （二）紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （三）发文标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。 （四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 （五）上行文应当注明签发人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 （六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送单位指公文受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。公司发往各单位的公文，如需机关各部门周知，应在主送单位处标明“公司各单位，机关各部门：”字样。 （八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 （九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 （十）成文日期，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 （十二）所有正式文件，均应标注主题词，主题词应由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在文件末页下部，抄送范围上方。 （十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。 第十条 公文用纸采用国际标准A4型，两面用，左侧装订。 第四章 行文规则 第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不许越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示、报告时，应当抄送被越过领导和上级单位。 第十二条 职能部门依据职权可以相互行文和向各有关单位的下属部门行文。职能部门未经该部门的分管领导和总经理批准，一般不得以公司名义行文。 第十三条 属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。用部门或联合行文中的主办部门的文头纸。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项经公司同意也可以由部门行文，文中应当注明“经公司同意”的字样。 第十四条 用公司名义行文的主要有： （一）向集团、公司董事会及政府主管机关报告、请示工作。 （二）向外单位联系重要事务。 （三）转发集团、公司董事会及政府主管部门的重要文件。 （四）向公司各单位、各部门下达重要决定、通知、通报、批复、意见等。 （五）公司中层以上领导人员