从管理体制与开放利用谈中外地方档案工作.docVIP

从管理体制与开放利用谈中外地方档案工作 　　摘 要：本文从管理体制和开放利用两个方面对中外地方档案工作的差异进行对比研究。通过与外国地方档案工作的对比，认识我国地方档案工作的优势，查找我国地方档案工作的不足，领会在现有政治体制下我国档案工作的特点和发展走向，探索如何更好的发展我国地方档案工作，为社会主义现代化建设提供更加优良的档案服务。 关键字：档案工作；中外；管理体制；档案利用；对比 一、中外档案工作比较与借鉴的意义 档案事业是以管理开发档案信息资源为手段，以为国家各项事业和社会各界提供服务为宗旨的一项国家规模的事业。开展中外档案工作比较研究，可以了解外国档案工作，认清我国档案工作的优势与不足，找出中外档案工作的共同规律，使档案工作人员深入理解档案工作内容、意义及其重要性，从而增加其工作热情，充分发挥其主观能动性，继而提高档案工作水平，促进我国档案事业发展。 二、档案管理体制的差异 档案管理体制，指的是一个国家管理全部档案和档案工作的方式和组织制度，它包括设置档案管理机构并协调各自关系、划分权限的一种机制。它决定了一个国家用什么方式来管理自己的档案和档案工作，直接影响地方档案工作模式、工作内容。档案管理体制的设置既取决于一个国家的政治体制，也由国家对档案业务的范围规定决定。 （一）由国家政治体制决定管理体制 比利时国家档案局局长萨比提出档案管理体制存在两种形式：集中式和分散式。 集中式即中央档案机构对地方档案机构能进行监督与指导，地方档案馆与中央档案馆或国家档案馆能构成一个体系完整的档案馆网络。分散式一般指中央档案馆或国家档案馆只保管中央或联邦政府机关的档案，而不过问地方档案事务，地方档案工作由地方政府领导和监督，而不隶属于中央档案机构。也就是地方档案机构与中央档案机构既没有上下的从属关系，也没有法定的横向关系。 《中华人民共和国档案法》明确规定：档案工作实行统一领导、分级管理原则。也就是我们所说的集中式。当代中国档案事业管理，是建立在集中统一原则基础上的条块结合分级的管理。这是当代中国政治体制发展的结果，是当代中国档案事业发展的制度与体制保障。集中意味着管理的相对计划性和有组织性，且受最高统治者的指挥、协调和控制。这是所有有效管理活动的重要特征。所谓集中统一管理，并不是说要把全国的档案都集中到一个地方保管；也不是说，不管任何档案都必须按照一个办法来整理保管。在组织方面，全国的档案工作，必须由统一的档案机构网来管理，而这个档案机构网，是以国家档案局为领导来进行工作的。1997年美国学者威廉·W·莫斯这样分析我国档案管理体制的优点：集中制使国家档案局可以分别向各级档案局（馆）分配任务，这样就避免了浪费性的重复研究，这是一种极为有效和经济的做法。 集中式的管理体制下，档案事业无论从规模、发展速度，还是从档案信息资源的开发利用，都显示了优越性。 第一，能够保证档案法规在全国范围内贯彻执行； 第二，可以使各个档案机构之间较容易地建立起横向的业务联系或协作关系； 第三，可以使各个档案馆避免馆藏档案的重复，从而保证馆藏档案的优化； 第四，有利于保护档案财富和更加充分有效地开发利用档案信息资源； 第五，有利于有领导有计划地实现档案的现代化管理。 我国与分散式管理体制相比，尤其是与美国相比，主要区别在于中央档案机构是否过问地方档案事务。就整体而言，我国的档案管理体制能够组成统一的档案机构体系，制定统一的发展规划，采用统一的规章制度，使用统一型号的设备，比较便于开展档案学研究和提高档案工作水平。当然，就局部的集中程度而言，尤其是在美国联邦政府这一级的档案工作上，其集中化程度甚至要高于我国。具体表现为三个方面： 一是美国所有联邦政府机关的文件全部移交给美国国家档案馆两个总馆及十二个分馆。 二是美国国家档案馆接收和保管各种载体档案文件，有纸质档案、音像档案，也有电子档案。 三是美国国家档案文件署对联邦政府机关产生的档案和文件实行一体化管理。 我国与同属于集中式管理体制的其他国家相比，主要差异是在档案的集中管理程度与档案机构的设置上。我国推行国家档案全宗原则，因而档案集中管理程度要比其他国家都高。 （二）由对档案业务的范围规定决定的管理体制 从档案工作管理业务的范围来划分，档案管理体制可分成文件和档案一体化管理模式和非一体化管理模式。所谓一体化管理模式不光是把对文件的管理业纳入到档案管理工作中，还包括把文件管理纳入到档案管理体制中。文档一体化模式从体制上说起到了赋予档案行政管理机关指导文件管理之职的作用，从方法上说，就是设置文件中心承担文件的中间性与过渡性保管。其目的是为了解决文件剧增对档案库房的压力问题，从我国档案工