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国有大型石油企业ECM平台建设探悉 　　摘 要：针对大型国有石油企业走向全球化过程中所面临的业务文档管理落后、利用率低、共享困难等问题，通过对国内外相关工作现状的研究与分析，结合国有石油企业实际，给出一种ECM平台建设的方法和思路。重点是为解决业务文档中非结构化信息的管理与使用，从而提升企业级文档管理信息化水平，为更好地服务海外业务、服务全球客户提供一定的借鉴与思考。 关键词：业务文档；ECM平台；信息资源；国有大型石油企业 中图分类号：F270 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）12-0039-02 引言 随着经济全球化的发展，中国大型石油企业迅速走向海外。据统计，中国石油企业海外事业已遍布非洲、中东、南美、亚太及中亚—俄罗斯等五大地区[1]。为了应对经济全球化所带来的激烈竞争，中国石油企业应借鉴企业全球化管理的先进经验，在引入实施先进管理体系的同时，需要不断推动企业内容管理（Enterprise Content Management，简称ECM）平台的建设。目前，大型国有石油企业存储的海量信息中，80%多的信息是非结构化信息（即本文所指的“内容-Content”），包括纸质文件、电子文档、项目往来邮件、传真、报告、表格、图片、音频和视频文件等。有序地存储、管理并挖掘国有大型石油企业非结构化信息即企业内容，给出相应的ECM平台建设思路，充分地发挥ECM信息的利用价值是国有大型石油企业提高竞争力和生产力的主要手段。 一、相关工作与现状分析 目前，国内外各大企业在整个信息资产管理方面的成效还是比较显著的，但是，作为信息资产重要组成部分的非结构化信息的管理仍然不足。究其根源，一方面是由于信息增长巨大，海量信息的存储和处理比较困难；另一方面是因为大量的、非结构化信息的管理比较分散，共享困难，开发使用率低。据IBM相关数据统计，全球来自交易中的信息每年增长的速度在60%以上，而其他各种相关信息的每年增长率已达到90%以上[2]。 目前，中国大型石油企业面临的竞争方式已从单一的企业外延（如并购、兼并，扩大投资等）向企业的外延与内涵（如SAP、ECM的建设和使用）相结合转移。当前，国有大型石油企业已经投入巨资大力发展了IT应用，初步建成了各自统一的数字油田管理系统和企业内部信息传递管理系统，建设且实施了ISO9001、ISO14001、全面预算管理、全面风险管理、ERP等管理体系，并经过多年的运行积累，存储了海量的信息资源。但是，这些海量的信息资源管理分散、共享困难，形成彼此隔离的信息孤岛。科学管理和合理开发企业内的海量信息资源尤其是大量的、非结构化数据信息，已成为国有大型石油企业面临的巨大挑战之一。 一些IT厂商针对企业非结构化数据信息管理问题纷纷推出了相关解决方案，有名的有IBM推出的ECM解决方案[2]。该方案将企业内容（即企业非结构化信息）应用于具体的业务系统中来发挥其内容的价值。 国内研究将ECM建设划分为三个阶段 [3～4]：第一个阶段是以物理介质的方式进行管理，其问题是管理成本随着时间和量的增加将成几何级数增加，利用率很低；第二个阶段是数字化管理阶段，比如缩微系统，可长期保存信息资产，可部分查询，但无法和业务系统集成，无法集中管理；第三个阶段是使用数字化信息资产来改善整个企业的业务处理流程，使得所有信息的流转实现数字化，不仅能节省大量的费用，同时也极大地提高了工作效率和工作质量。 二、面向业务文档管理的ECM平台建设 （一）建设意义 1.有利于推动业务文档的信息化和数据的集中处理。在石油企业全球化、电子化的趋势下，信息技术手段已成为石油企业新的业务增长点。通过对业务文档的高速扫描、归档索引、光盘存储、集中保管、网络查询和权限控制，才能逐步实现业务文档的信息化，适应现代企业的管理需求，快捷、准确、高效地为研究和决策提供信息支撑，增强国有大型石油企业的国际竞争力。 2.有利于提高企业人员的工作效率和业务资源的共享。ECM平台是将企业开展业务活动而生成、接收和维护的具有凭证价值和查考价值的信息（如外文电传、工作往来邮件真、单据、报表等）进行高效和系统控制的管理平台，其主要管理活动包括信息的形成、接收、维护、利用及处置，以及捕获并保存业务活动及事务处理的证据和信息的过程。采用ECM平台后，不仅可以替代原有低效的纸质资料的流转，降低人力劳动强度，还可以将业务资料存储、保管、查询与使用过程的效率大大提升。另外，可制定管理措施和机制，实现在一定范围内的管理部门、业务部门的人员查询访问企业的业务档案，实现跨企业部门、跨地域，甚至跨时区的资源的综合利用。 3.有利于提高业务文档安全性，降低企业运行成本。通过企业业务文档的电子化存储与管理，