项目二 办公室事务管理.pptVIP

* 项目二 办公室事务管理 项目分解： 子项目一 办公环境管理 子项目二 办公时间管理 子项目三 商务沟通与接待 子项目四 办公室值班管理 子项目五 常用办公设备与 办公用品管理 项目二 办公室事务管理能力目标 ? 能合理布置办公室并对办公室环境进行合理的优化 ? 掌握办公室安全管理的方法与技巧 ? 能制作合理的时间安排表 ? 掌握客户接待和商务沟通的程序、技巧和礼仪 ? 掌握值班工作的安排方法以及电话 记录的处理方法 ? 熟练使用Office常用办公软件编辑、制表、制作演示文稿 ? 能熟练地上网浏览、搜索资料 ? 能熟练使用和操作打印机、复印机、传真机及多媒体设备 ? 能根据实际情况对常用设备进行合理的维护和保养 ? 能合理地对办公用品进行管理 项目二 办公室事务管理知识目标 ? 掌握办公环境管理的内容与要求 ? 掌握办公环境管理的措施 ? 掌握时间管理的原则与方法 ? 掌握客户接待和商务沟通的程序和要求 ? 掌握值班工作的内容与要求 ? 了解计算机应用基本知识 ? 了解Internet应用知识 ? 了解常用办公自动化设备的使用和维护 ? 了解常用办公用品的管理 子项目一 办公环境管理 一、办公环境管理的含义及原则 1．办公室的含义 2．办公室环境的含义 3．办公环境管理的原则 二、办公室环境的布局与布置 1．办公室环境的布局 2．办公室环境的布置 三、办公室的美化 1．办公室美化的注意事项 四、办公室的健康安全管理 1．树立健康安全意识 2．识别办公室的安全隐患 3．办公环境健康及安全的维护和管理 4. 识别工作场所和常用设备的隐患 5．安全管理重点 需要相当量的资金投入 信息难以得到及时有效的沟通；工作协调不够快捷灵便；工作效率受到影响；非办公空间的占用率大 难以进行机密性工作；各种噪声使人很难集中注意力，影响工作效率 缺点 各部门既相对集中，又在一定程度上避免了相互干扰 工作环境安全；有相对独立的私人空间 能源成本低；建筑成本低；减少办公场所使用面积需求量；空间利用率大；场地利用率高；重新布局的成本低；管理者和员工之间交流的障碍少 优点 大办公室；组成若干个工作区域 若干个小办公室 一个大工作间；多个相对独立的工作单元 特点 混合式 封闭式 开放式 常见办公布局种类、特点及优缺点 办公室布置的内容 办公室布置主要有空气、光线、色彩、声音、办公设备等方面的内容，各方面具体要求如下所述。 ① 空气。温度：18℃～26℃；湿度：40%～60%；流通：45m3/min；净化：流动速度0.25米/秒。 ② 光线。多装几盏灯；利用自然光，光源置高处，从后方或左侧射入；避免有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。 ③ 色彩。内墙建议选择白色或乳白色；会议室以淡黄色为主；天花板选用白色；地板用棕色。 ④ 声音。让办公空间远离噪声源；用隔音玻璃、隔音板控制噪声；播放适量音乐。 ⑤ 办公设备。办公桌应大小适中；办公椅最好有靠背,并可以调节方位；办公家具以必需为限；办公自动化设备需方便使用，远离工作区。 识别办公室的安全隐患 一般来说，办公室的隐患主要存在于以下几个方面。 （1）办公建筑隐患：主要指地板、墙面、天花板及门、窗等，如地板缺少必要的防滑措施、离开办公室前忘记关窗和锁门等。 （2）办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼、温度和湿度调节欠佳、噪声控制不当等。 （3）办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有凸出的棱角；橱柜等端角堆放太多东西，有倾斜倾向等。 （4）办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露、拖曳电话线或电线、计算机显示器摆放不当产生的反光、复印机的辐射、违规操作等。 （5）工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品、女士的长头发被卷进有关的机器设备中、复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上、在办公室里抽烟、不能识别有关的安全标志等。 （6）消防隐患：如乱扔烟头、灭火设备已损坏或过期、在灭火器上堆放物品、火灾警报失灵等。 有必要时，需要填写“隐患记录及处理表”和“设备故障表”。 隐患记录及处理表 采取的措施 处理人 隐患的危害和后果 造成隐患的原因 发现的隐患 地点 时间 序号 设备故障表 维修负责人 维修要求 何故障 设备名称 发现人 时间 子项目二 办公室时间管理 一、时间管理 1．办公室时间管理的含义 2．时间