徐州市档案工作检查办法解读课件.pptVIP

可能需要多张幻灯片 * * * 可能需要多张幻灯片 * * （三）各门类、各种载体档案整理规范 声像档案 《磁性载体档案管理与保护规范》 《徐州市照片档案管理暂行办法》 电子文件 《电子文件归档与管理规范》 《江苏省电子文件归档与管理办法》 （四）全宗卷规范(DA/T12—1994)和(DA/T12—2012) 标准的适用 已经建立了全宗卷的单位可继续沿用原标准的整理方式不变，但要按新的标准补充相关文件材料（尤其是新技术应用类的材料） 未建立全宗卷的单位和新成立的单位必须按照新标准建立全宗卷 （四）全宗卷规范(DA/T12—1994)和(DA/T12—2012) 新标准(DA/T12—2012)的整理方法 全宗卷的内容 整理方法 全宗卷内容 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等 档案收集类：档案（资料）交接文据及相关目录 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案（如分类方案）等 档案鉴定类：档案销毁鉴定制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等 全宗卷内容 档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查等工作的记录和说明材料 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表 档案利用类：档案利用制度、档案编研情况、档案利用效果典型事例等 新技术应用类：档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等 全宗卷整理 1.装订：文件材料以件为单位进行装订 2.分类：按标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类 3.排序：文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列 全宗卷整理 4.编号：编号格式为 全宗号—类号—件号。在文件材料首页上方的空白处进行编号 全宗号填写文件材料所属全宗的编号 类号填写5.1—5.8条的序号 件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号 例：F023—１—２（徐州市档案局（馆），全宗介绍类，第２件） 全宗卷整理 5. 编目：全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录 新增文件材料在相关类目中接续编制目录 当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间 6.装盒 全宗指南规范（DA/T——2012） 适用：从2015年起，各单位一律按新标准编写全宗指南，以前形成的全宗指南不必重新修订 变化：新版全宗指南以介绍档案内容为主，单位组织机构沿革不再是全宗指南的重点 提供两个模版，供参考，可套用 全宗指南规范（DA/T——2012） 全宗指南内容： 全宗指南名称 全宗来源简况 档案内容与成份介绍 检索查阅注意事项 全宗指南规范（DA/T——2012） 全宗指南名称 全宗号 全宗构成者的名称(全称或通用简称) “全宗指南” 起止时间 例：J211 北京市计划委员会 全宗指南 1949～1990年 例：F023 徐州市档案局（馆）全宗指南 1983 ～2000年 全宗指南规范（DA/T——2012） 全宗来源简况：参考范例，根据各单位实际情况撰写。 档案内容与成份介绍 根据各单位档案分类方案，按不同门类分别介绍。 检索查阅注意事项 参考范例，重点说明纸质、机读检索工具（目录）、档案数字化情况和档案完整情况及查阅需要注意的事项。 （五）档案信息化工作的四点要求 配备档案管理软件，软件须符合全省统一的数据结构标准和国家有关规范的要求 档案管理软件要与办公和业务系统挂接，实现电子文件在线归档 （五）档案信息化工作的四点要求 建立室藏全部档案的电子目录数据库。其中文书、基建等类档案必须建立文件级目录，会计档案可以建立案卷级目录，其他业务类档案可以根据主管部门的要求建立 （五）档案信息化工作的四点要求 对室藏重要的（如永久、30年的文书档案，基建档案、各类业务档案等）和利用频繁的纸质和其他载体的档案进行数字化加工 几点补充 对本系统和所属单位档案工作进行指导和监督 年检范围包括部分下属单位 各单位要对下属单位加强监督和指导 年检办法为主管部门提供了依据，也提出了要求 分类方案 分类方案 企业《工业企业档案分类试行规则》的适用范围 已采用的可延续 工业企业为主 对管理类、资产经营类的建议 档案利用 《档案法》规定保存在档案室的档案可以提供利用，须经本单位同意 学术观点：档案室保存档案利用工