基建档案技术资料管理规章制度-郑州铁路职业技术学院.docVIP

基建档案管理办法 （试行） 为了提高我校基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据《高等学校基本建设类档案工作规范》（国家教委教办[1993]429号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（国家标准DA/T28-2002）等有关规定，结合我校实际，制定本办法。 基建档案的归档范围基建档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。 基建档案的主要内容包括级发文、本处文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、决算资料、审计结论及相关财务资料、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。 基建档案归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相吻合，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。 2.基建处负责学校基建项目的档案资料工作，在河南省档案局和学校办公室档案科的具体指导下做好基建档案的编制、收集和整理，按时移交学校档案科。并定期接受上级相关业务主管部门的检查验收。 三、基建档案管理工作程序 （一）文件的收、发 1.收到建设行政主管部门和政府有关部门发放的文件后，基建处资料员做好《文件收文登记》，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好《文件发文记录》。 2.收到施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好《文件收文登记》，如需回复的，经办人应及时呈有关领导批阅处理回复。 3.设计院发放到新校区基建处的施工图纸、设计变更等要做好《图纸（设计变更）收文登记表》。并及时把图纸（设计变更）及时放发到监理单位，由监理单位发至施工单位，并做好《图纸（设计变更）发文登记表》，但须保留一份在基建处存档。 4.对发放到施工单位、监理单位的通知等，须保留一份在基建处，做好《文件发文登记》、《文件存档记录》。 （二）档案的归档管理 基建档案资料统一由资料管理员整理、归档，资料的经办人都必须主动将原件交资料管理员并办理签收登记手续，资料管理员严格按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）执行。查阅利用档案者不准随意进入档案室，如因工作需要必须经过领导批准并由本处室工作人员陪同。附件2 发 文 登 记 薄 郑州铁路职业技术学院 XXQ002 序号 发送文件简称 文件编号 发送至单位（部门） 发文人 收文时间 收文人 附件3 基建工程档案归档验收记录 编号： 时间 项目名称 是否符合归档要求 档案部门意见 备注： 附件4 基建档案借阅审批表 借阅部门 　 借阅人姓名 　 借阅日期 　 借阅档案内容 　 借阅事由： 　 基建处 负责人意见 　 借 阅： 借阅人： 档案管理员： 日期： 归 还： 借阅人： 档案管理员： 日期： 附件5 借 阅 登 记 簿 郑州铁路职业技术学院 XXQ003 借阅日期 借阅文件简称 件（卷）数 借阅单位 （或个人） 归还日期 借阅人签字 备注