差旅费报销规定及票据审核(江西钟丽华).pptVIP

差旅费报销规定及票据审核 江西内务 钟丽华 一、报销范围及核销时间： 报销范围： 各级销售人员在工作责任区域内发生的差旅费用及公司统一安排的出差任务所发生的差旅费用。 核销时间： 各业务员每月5日将上月差旅费报销材料上交区域经理审核，区域经理每月8日将区域内所有业务员报销材料寄到省办事处。 核销范围： 核销时间段 不能超过2个月。 不能跨年度报销，即：上一年度的单据不能在次年报销（本年12月份～次年11月份为一个年度）。 二、业务员报销材料上交流程 上交区域经理审核 区域经理审核后上交办事处 报销票据按月归类 门户分月录入作预提交处理 分类粘贴票据 报销票据 按类别归 类 与票据核对无误后作提交处理并打印 三、报销流程说明 1、报销票据按月归类： 报销票据按月粘贴，不得出现多月一起粘贴，或与其他月份混贴的现象。 2、报销票据按类别归类： 根据票据的类别归类排放。 3、分类粘贴票据： 所有票据粘贴纸，一律用A4纸，根据归好的类别按时间先后顺序分类粘贴。其中交通费需附“ 差旅费车票报销粘贴清单”。 差旅费车票报销粘贴清单 编号 起点 终点 交通工具 张数 金额 票据粘贴 月 日 地点 月 日 地点 1 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 合计 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 4、门户分月录入作预提交处理： 根据粘贴好的报销单据顺序在门户逐笔录入，其中小额度交通费可分阶段合并汇总一笔录入，录完后在所有数据前打勾。 为能保证所录入的数据准确性，请先做预提交处理。 5、与实际票据核对无误后作提交处理并打印： 将实际票据同门户预提交的数据逐笔核对，确认无误后，作提交处理并打印，同时将打印好的报销封面贴在报销票据单上。 6、上交区域经理审核： 区域经理审核业务员报销凭据发生的真实性，确认后在报销单上签字确认，原则上两个工作日内审核完毕。 7、区域经理审核无误后上交办事处： 每月8日前将区域内所有业务员上月实际发生的报销单据上交省办事处。 8、办事处审核说明： 内务助理完成初审： 分月收齐各业务员上交的差旅费报销材料，按照公司规定的相关原则进行初审，初审好的单据在系统内确认后分类寄给相应监管分厂财务。 务必要打印汇总清单 由于今后的复审和总经理签字不会在票据上逐张确认，因此需要参考市场费用的报销形式，在汇总清单上逐一确认。 四、费用额度及票据审核 （一）办事处费 1、手机费： 按月核控，余额不能累计下月报销。即根据全年月均额度进行核控，额度内的按实际金额报销，超额度的按月均额度报销。报销金额要按扣减优惠项目后的费用合计金额填。 地区级办事处的固定电话费、上网费计入其区域经理、客户经理的电话费额度内。 所有手机费必须有正规发票，若用定额发票报销话费需提供话费明细清单。 手机费发票的姓名和报销人必须一致，不一致的请抓紧过户更名。 例：根据下图，某业务员的手机费月额度为200元，则实际可报销金额应为79.86元；若月额度为50元，则实际可报销金额应为50元。 2、邮寄费： 省级和区域托运费及邮寄费全部放入“邮寄费”小类里。 必须是正规的邮寄税字发票。 由物流公司提供用于托运的定额汽车费，不在此列支。 3、租房费用： 申请程序：销售人员租房必须按照公司统一的租房格式签署协议，由省级经理审核并签署意见后，经销售公司总经理批准后方可执行。 房租发票必须是税务局代开发票，其他发票一律不得报销，并要求与审批的租房协议承租人一致。同时附上出租人的房权证复印件。 报销的日期可以写同批报销单的月份，门户录入费用时在备注中注明几月到几月即可。 4、办事处费用补充说明： 1）包括邮电通讯费、复印邮寄费和工作用纸笔簿、办公用电子设备耗材等办公用品费用，办公用品报销须附销货清单。办公设施的修理费也在此项开支。 2）水、电、气、汽报销仅限属于公司资产的办事处，租房的不予报销。 3）办事处所耗用的生活用品，如生活用纸、家用电器、大桶水、有线电视、报刊订阅等家居用品不予报销。 （二）、差旅费 1、飞机票： 所有飞机电子客票必须附登机牌，没有登机牌一律不予报销。 2、火车票： 即实际出差所需报销的火车票，含火车票、订票费等。 如果提供的是飞机票，但是只能按火车票额度内报销的，也在此列支。 火车订票费不得高于25元/张。 3、汽车费： 仅限乘坐长途汽车时的客票，人身保险费不予以报销。 市内交通费