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湖北省高等学校数字图书馆 数据库集团采购工作规范（试行） 为了加强对湖北省高等学校数字图书馆（以下简称省高校数字图书馆）国内外数据库集团采购的管理，特制定本工作规范。本规范适用于以省高校数字图书馆名义组织的各类型数据库集团采购工作。 组团原则 1．依据按需采购、节约资金、资源共享的原则，对省内高校有购买意向、并且数据库商同意以集团采购方式供货的数据库应组团采购。全省高校图书馆数据库集团采购统一由省高校数字图书馆管理中心（以下简称管理中心）组织，各高校图书馆根据本校的实际需求，自愿参加集团采购。数据库集团采购的经费原则上由各高校自行承担，教育厅在必要时可以给予适当的补贴。 2．集团采购的数据库应是适合高校教学、科研和学科建设需要的各类型文献资源。 3．集团采购以为湖北省高校图书馆提供服务和保护成员馆的利益为宗旨，任何单位不得从中谋利。 4．集团采购数据库均需通过规范的招投标或集体谈判方式确定数据库商、供货条件和价格。 组织与管理 集团采购的组织与管理由有关各方分别承担相应的职责。 1．管理中心负责数据库集团采购工作的组织和管理，审定文献资源建设工作组（以下简称资源组）提交的数据库集团采购方案，协调与处理方案执行过程中出现的问题和纠纷。 2．资源组负责集团采购数据库的选择、试用和评估，提出集团采购建议，以及处理与招投标、谈判、合同等事宜相关的事务性工作。服务工作组（以下简称服务组）负责所采购数据库的培训、技术支持和使用效果评估。 3．湖北省教育技术装备处（以下简称装备处）负责组织集团采购中多来源数据库的招投标或单一来源数据库的谈判，确定数据库供应商、采购方案和合同内容。新库组团及重签合同时，均需通过招投标或专家谈判程序。 4．评标/谈判专家库由管理中心推荐有较丰富文献采购工作经验的图书馆馆长、副馆长或专业人员组成。具体评标或谈判时，由装备处从专家库中抽签产生专家组。 经费分担办法 集团采购的经费一般根据各个数据库的采购方案由参加集团的成员馆分担。经费分担可区别不同的情况，在以下各种方式中选用适当的办法处理： 1．均摊方式：所有参加成员平均分摊购买总费用，不考虑成员馆的规模、级别和使用人次。 2．分摊方式：按集团成员共同商议的定级原则将参加集团的成员分级，依级别分摊购买数据库的总费用。定级方法一般综合考虑以下几种因素： （1）读者数量：指学校或相关专业折合全日制师生人数（FTE）。 （2）学校类型：分为“985”“211”院校、普通本科院校、独立学院和高职高专院校。具体操作时考虑各校学科与数据库内容的匹配程度。 （3）数据库使用量：根据前一年或前一合同期各成员馆的使用统计调整下一年或下一合同期各成员馆的级别。 3．买断方式：由部分图书馆共同出资先行买断数据库的全省高校使用权（原始出资成员馆），以后未出资的高校图书馆意欲使用数据库（二次出资成员馆），可向资源组提出申请，并向管理中心支付相应费用，支付费用的额度由资源组与原始出资成员馆协商确定后提交给管理中心审定。管理中心所收取的费用按原始出资比例返回原始出资成员馆，或冲抵原始出资成员馆下一年订购数据库的相应额度。 4．对于可在确定订购价格后自行参加集团的数据库，各图书馆可以根据最终采购方案自行决定订购。 5．使用省教育厅专项经费补贴时，应在数据库购买总费用中减去补贴的额度后再由成员馆分担余额。省教育厅对补贴经费的使用另有规定时，按教育厅的规定办理。 6．其他被成员馆认可的方式。 7．数据库的经费分担方案由资源组根据以上原则针对每个数据库的实际情况拟订，作为该数据库采购建议的组成部分，一并提交管理中心审查批准后执行。 集团采购方案的发布 通过招标/谈判确定数据库采购价格后，资源组正式组团，并由装备处向各校出具招标/谈判结果和该校分摊金额的通知，作为各校财务付款和签订合同的依据。 五、本办法自之日起实施附件一： 集团采购工作的一般流程 1．数据库选择：对于可能组织集团采购的数据库，资源组要组织成员馆试用，原则上试用期不少于三个月，并进行效果评估，以确定是否组团。 对于准备组团采购的新数据库，资源组要完成前期评估报告。前期评估报告可以包括以下几个方面： 数据库的内容与文献数量； 数据库的价格和数据库商的销售方案，以及相关设施的费用； 数据库检索系统与功能； 数据库商服务情况； 存档政策； 成员馆试用情况分析。 2．提出集团采购招标/谈判申请：资源组根据数据库试用情况和各图书馆确认的组团意向，向管理中心提交数据库内容前期评估报告、购买建议和商家提出的销售方案。管理中心审查并批准采购方案后，由管理中心办公室汇总相关材料，向装备处提出数据库招标/谈判申请。 3．数据库的招投标或谈判：由装备处根据相关规定组织进行，相关资料由资源组负责准备。 4．组建集团：正式订购通知合同：。办