集团总部会议室管理制度.docVIP

编号：RX-XZ-06 版号：A/1 集团总部会议室管理制度 编制 于瑜 日期 2011年9月25日 审核 张姝 日期 2011年9月29日 批准 张玉辉 日期 2011年9月29日 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人  1.目的 为规范公司会议召集，组织及议事程序。提高会议组织效率及会议质量，整合会务资源，特制订本制度。 2.适用范围 适用于集团公司各职能部门、各子分公司所有在集团总部召开的会议会务相关工作事项。 3.会议类别 3.1内部会议：指集团内部组织的会议。包括董事会、总裁办公会、年度计划总结工作会议、年中计划总结工作会议、季度、月度业务及工作分析会议、部门日常会议、部门周例会、各种培训会议等。 3.2外部会议：指集团对外按洽的会议。 4.职责 4.1总裁办-行政部：负责重要的内部会议组织，接洽；负责布置协调；安排会务及善后工作。 4.2总裁办-信息部：负责会议室电脑、投影仪、录音笔等电子设备的准备及调试工作。 4.3各职能部门（会务需求部门）：负责办理会务需求手续，会议室的安全使用。 5.会议纪律 5.1与会人员必须按会议预订时间准时到会、签到、无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议中有急事需要离开会场应向相关负责人请假说明情况。 5.2会议中不得抽烟。 5.3会议期间应将手机调整为静音或振动，如遇紧急事情应该到会场外接听电话，不得影响他人及会场秩序。 5.4会议内容涉及保密事项的，参会人员必须严格遵守保密纪律。如有违反追究其法律责任。 5.5多功能会议室南、北两厅同时使用时，需告知申请部门不能使用扩音设备。 5.5总裁办需协助管理及配合会议进行工作 6.会议室申请布置及使用流程 6.1总裁办行政部根据会议室使用人数分配会议室，如下： 6.1.1与会人数在10人以下的用13楼小会议室 6.1.2与会人数在10-24人的用多功能会议室北厅 6.1.3与会人数在24-36人的用多功能会议室南厅； 6.1.4与会人数在36人以上的用多功能会议大厅； 6.1.514楼会议室原则上供公司总裁办公会议使用。 6.2公司会议的申请部门应根据会议要求填写《会议室申请表》。 6.2.1申请部门需在会议开始半天前填写《会议室申请表》，交至总裁办。 6.2.2如申请会议室已被使用则交回该申请部门重新申请，如临时突发情况需要使用会议室，则遵循先申请先使用的原则。确认无误后申请有效，按照《会议室申请表》确认正常使用。 6.2.3如申请部门有特殊要求需采购水果及其他物品，申请人需在《会议室申请表》内注明所需物品，经该部门第一负责人审核后，交总裁办审批。审批完成后方可执行。 6.3会议布置按照申请部门填写的《会议室申请表》为准。布置完成后需要申请部门再次确认。无误后正常使用。 6.3.1参会人数40以上会议、公司重要会议通常采用矩阵式的会议布置；座谈会、商讨会、参会人数较少的会议一般采取回形桌会议布置形式。 6.3.2矩阵式会议布置要点： 6.3.2.1确定人数及就坐排数：每两人之间的横向间距70-90cm，即每横排以6-8人就坐为宜。前后两排间距为130cm至150cm。 6.3.2.2座位牌及茶盅摆放：等间距摆放于各排中；各座位牌底座外沿距离桌面边缘保持等距离；会议水杯置于座位牌正右侧。 6.3.2.3会议室桌子、椅子、座位牌、水杯摆放整齐后，应保持其横向、竖向、斜向等方向的笔直整齐。 6.3.2.4需摆放鲜花或盆景的，鲜花放置于主席台或演讲台上，盆景放置于会议室四角适当位置。 6.3.3回形桌（方桌）会议的布置比照矩阵式会议布置进行。 6.413楼年度、月度会议及14楼重大会议召开，由总裁办专人负责会议间茶水，及其他饮用水供应。其他会议则由申请部门派专人负责。 6.5会议完毕后，申请部门申请人通知总裁办会议管理人员共同确认会议室，如无损坏，双方确认签字交还会议室。如有损坏，由责任人照价赔偿，如无法界定责任人时，由使用部门第一负责人承担，赔偿需填写《会议室物品损坏赔偿单》。 6.5.1会议室使用完毕由总裁办会议室管理人员清理会场，会场的临时布置在会议结束后撤出，用品清点恢复原状。并将电源关闭调制0FF状态。会议室申请人应将会议中使用的参考、学习文件收齐归档、废弃的文件及时收回，并销毁。 6.5.2如遇多个会议室使用间隔时间衔接较紧，总裁办会议室管理人员应该提前准备好下一个会议所需的物品。 6.5.3重要会议，需要预定午餐及晚餐，需在《会议室申请表》上一并注明人数、盒饭标准，及用餐地点。由总裁办行政前台负责预定及安排。 7.会议室日常维护 7.1日常检查会议室音响、话