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关于社保业务档案管理若干问题思索 　　摘要：本文在总结近年我国社保档案管理工作取得较好成绩的基础上，针对社保档案管理工作数据繁冗和快速检索查询的特点，深入分析当前我国社保档案所面临的困难和问题，从社保档案规范化管理、信息化建设、人才队伍建设等方面提出解决问题的办法和建议，对今后社保档案管理工作有一定的借鉴作用。 关键词：社保；档案；管理；思考 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 社会保险业务档案是各级社保经办工作全过程的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分。重视并做好社保业务档案工作，积极促进社保业务档案管理的规范化、标准化、信息化，有利于确保社保基金的安全有序管理，有利于保障广大参保人的切身利益。2009年，人社部、国家档案局联合颁布《社会保险业务档案管理规定》（第3号令），在新规实施3年来，全国各地社保业务档案工作呈现出了较好的发展势头，取得了可喜的成绩，但在前进过程中，也出现了一些矛盾和问题。对于这些矛盾和问题，必须在正确认识当前社保业务档案工作基本态势的基础上，深入分析其成因，并加以解决。 一、目前社保业务档案工作基本态势 1、档案管理组织体系已经形成 首先，各地相继于2009年成立社保业务档案管理工作领导小组，加强了社保业务档案工作的统筹规划、组织领导。其次，各级社保中心将档案工作作为经办管理标准化、规范化的重要内容，列入年度重点考核项目。第三，组成了以专职档案员为核心、兼职档案员为主体的社保业务档案工作队伍，明确职责分工，确定工作任务，加大业务培训，强化经验交流，提升能力素质。第四，各级社保中心与档案行政管理部门密切协作，在指导、培训、验收等各个节点加强沟通、紧密合作，有力地促进了社保业务档案工作的健康发展。以上所述，充分表明了各地基本形成了社保业务档案管理的组织体系，形成了一级抓一级、层层抓落实的社保业务档案工作的新格局。 2、档案制度标准体系基本建成 按照国家《社会保险业务档案管理规定》，各地结合实际，陆续制定下发了《实施办法》和《实施细则》，对社保业务档案管理提出总体要求，作出详细规定；参照国家的社保业务档案达标验收标准，编制印发了本地达标验收标准，组织开展达标验收；各级社保中心制定或修订了社保业务档案管理制度，如：《档案立卷、移交归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》等。以上所述，充分表明了各地基本建成了社保业务档案管理的制度标准体系。 3、档案资源建设水平极大提升 一是立卷归档，档案员根据档案生成量和档案资料特点，逐步探索形成了“按周收集整理、按月或按季度立卷、每半年移交档案室归档”的工作模式，保证了档案材料的齐全完整。二是严格执行统一的分类方案，保管期限划分清晰，卷盒标识填写规范，上架排列准确有序。三是积极开展检索体系建设，规范目录数据库建设。以上所述，表明了各地社保业务档案资源建设水平，与过去相比，有了极大提升。 4、档案保管工作条件较大改善 在档案保管条件上，各地采取强有力措施，都安排了较好地档案库房，落实了“九防”要求。在档案工作条件上，一是库房、办公和查阅三分开，规范场所管理；二是配置数量充足、类型齐全的档案装具，如柜架，档案盒、卷皮等；三是配备了档案工作所需的硬件设配，如计算机、扫描仪等设备。以上所述，表明了各地社保业务档案的保管条件和工作条件与过去相比，都有了较大的改善。 5、档案服务利用机制初步建立 建好、管好档案的目的是用好档案。通过几年的探索和实践，各地社保业务档案的服务利用机制已初步建立。一是按照不同类别和保管期限，编制规范的全引目录、案卷目录，并装订成册，方便查阅；二是按照档案查阅制度，完善借阅审批程序，准确提供档案信息；三是认真做好利用登记，收集利用效果，统计利用成果，分析利用规律，为进一步做好利用服务工作打下了基础；四是积极开发应用档案管理系统，提升档案的检索速度。 至2012年底，各地社保业务档案工作顺利通过了国家验收。但是，全国社保业务档案建设还处于起步阶段，对照党的十八大提出的新要求、新任务，社保业务档案工作任重而道远，长期而艰巨。 三、当前存在的主要矛盾和问题 1、档案整理负担重与人力不足的矛盾 因历史原因，过去各社保经办机构在十多年间形成的社保业务档案整理普遍不规范，随着参保范围逐年扩大，参保人数逐年增加，社保业务档案数量急剧增加，使得档案整理的负担十分沉重。各社保机构按编制配备的人员是固定的，要在短时间内还清历史欠账，明显人力不足。 2、档案数量大与存储空间不足的矛盾 档案数量大，是全国社保系统的显著特点。数量大，必然要求有足够的档案安全保管的存储空间。除天津市外，全国大部分社保经办机构办公条件简陋，办公场所狭窄，办公用房紧