金杨华 博士团队时间管理_.ppt

压力从何而来？ 请写下这段时间你感觉最有压力的事情？ 你觉得这些压力从何而来？ 这件事情没做好会有什么结果？ 1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待 1.怡情养性 2.轻松一下 Conclusions: 时间优先管理框架 1.兵贵速站速决 2.快刀斩乱麻 1.运筹于帷幄之中 决胜于千里之外 均 衡 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 有效的自我管理 养成良好的工作习惯 自我管理—建立有效的办公环境 桌面整洁，只留正在做的事情 每件物品应摆放在固定的位置 工作中经常用到的用品应易取 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决的扔掉 自我管理－高效处理文件 每次只处理一份文件， 一份文件只处理一次 背包原则： 批量集中处理相似任务 工作完成后，马上归档 自我管理－处理干扰原则 No 遗憾 礼貌 理由 自我管理－有效解决拖延：你属于哪种个性？ A型人格 B型人格 紧迫感、决策果断 喜竞争和任务挑战 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐烦 放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 慢条斯理 乐于倾听 耐心 拖延者的借口 强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍 不愿承担责任 不愿面对现实 与拖延决战 承认：拖延是无益的生活方式 当机立断，直面不愉快的工作 把大块工作分解WBS 给自己设定最后时限DEADLINE 奖励自己 善用零散时间 团队自我管理技能： 团队会议主持 我们有多少时间用于会议？ 在英国，每天有4，000，000小时被用在开会上 美国平均每天举行1100万次会议 中国？？？ 项目团队会议的必要性？ 避免结论的片面性－ 团队决策 弥合工作裂痕－ 团队关系协调 会议比文件更有效－ 提高团队效率 与会者参与决策，更易执行－ 加强团队执行能力 信息交流及培训－ 团队交流与知识共享 计划阶段 开始 扩展 回收 达成结论 结束 召开阶段 追踪阶段 团队会议过程与结构 项目团队会议之前需要考虑的问题 是否可以通过其他方式达到目标？ 目标和议程是否明确？ 会议召开的时间是否合适？ 参会者的必要性 安排会议时间应避免： 假期或周末前一天下午 假期或周末后一天上午 会议时间？ 足够的设施/设备/暖气/灯光/茶水 有两件事非常重要： — 主持人能看得见所有与会者 — 合理的座位安排 会议地址的选择 如果与会者不自在，看不见对方/黑板/图象， 他们将不再专心一致 将持不同意见的两个好辩者分开坐，或不面 对面坐，将好辩者安排在沉默者旁边。 信息传达会场（教室型） 项目专题研讨（U型） 团队分组会场（圆桌型） 精心设计会场，提前发会议议程 会议开始 好的会议开始 准时开始 集中注意力在目标上 营造良好氛围 制定基本规则 确定个人职责 差的会议开始 会议延迟 主题不明确 匆忙进入内容 Ready? Let’s go! 会议的扩展 宗旨：让小组成员提出大量信息或观点 1. 明确写下问题或题目。 2. 写下所有见解，尽量不变编辑。 3.给每个想法编号以备后用。 4.选择下列头脑风暴技巧之一。 有组织的头脑风暴。 依次向每个人征求一个见解。 征求所有人的见解后，结束头脑风暴。 形式自由的（无组织）头脑风暴。 参与人将自己所想到的见解提出来。 无声的头脑风暴。 让参与人分别在便笺上写下见解。 收集并贴出这些见解，使每个人都看见。 要点： 在见解被提出时不要作评价。 尽量原封不动地写下所有见解。 鼓励异想天开的见解。 尽量激发小组的不同见解。 发言须知： 不要轻易打断别人发言； 经空中调度允许后发言； 发言时先讲观点后解释； 回收技巧：N/3技巧 宗旨：通过回收，从一系列见解中找出最重要的一个 列出所有的观点或陈述 将所有观点总数除以3，确定每人投票数 每人投票（主持人读出观点） 总结得票数 ，写在显眼位置 决定是否再次回收 达成结论—意见分歧，怎么办？ 不回避对立； 避免情绪对立； 安排休息，调解气氛； 考虑第三方意见； 板书焦点问题，客观比较； 避免迎合别人，改变自己观点； 避免争论输赢，用新方案摆脱僵局。 结束会议 结束以为着对以下内容达成一致： 会议完成了什么内容？ 它同会议目标的关系？ 下一步怎么做？ 是否需要下一次会议？ 会议纪要的内容 会议名称/议题/日期/地点 会议主持人/出席者/缺席人 会议内容（决议/待办事项） 执笔人及日期 团队自我管理