论秘书工作的主动性.docVIP

论秘书工作的主动性 作 者 指导教师 摘要 秘书是领导的参谋和助手，其工作从属于领导并为领导服务，秘书的工作是被动的，但秘书工作的被动性不是绝对的。秘书在自己的工作范围之内，可以发挥主观能动性，在被动中求得主动。本文通过对秘书工作主动性的理论阐述，使秘书了解在工作中发挥主动性的重要作用并掌握如何在工作中发挥主动性，认识到发挥主动性时应注意的问题，并且针对问题提出解决办法，最终提高秘书的工作效率。 关键词：秘书;工作;主动性 目 录 引言 1 一、主动性的概述 1 （一）主动性的理论定位 1 （二）主动性的实践特征 1 （三）主动性的内在特征 2 （四）主动性的外部环境 2 二、秘书人员在工作中发挥主动性的必要性 3 （一）党中央和国家政策对秘书工作提出的要求 3 （二）秘书工作基本性质的要求 4 三、秘书人员在工作中发挥主动性存在的问题 4 (一) 秘书工作过于被动的原因 4 （二）秘书工作过于主动的原因 5 四、秘书人员如何在工作中正确发挥主动性 5 （一）正确认识秘书工作的被动性和主动性的关系 6 （二）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题 7 （三）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度 8 结论 8 致谢 9 参考文献 9 引言 在秘书工作中不难看到这样的现象：有时候领导急着要材料，秘书人员却迟迟拿不出来；有时候领导要求提前为下一步工作提出预案，秘书人员则在纷繁复杂中理不出头绪；有时候领导决策急需参谋意见，秘书人员所出的主意却远远达不到要求，有时秘书在工作的实践中，秘书人员说话办事、处理问题超出自身的身份地位和职权等越权、越位的现象，以至领导与秘书之间产生矛盾。凡此种种，都源于秘书人员在工作中对如何化被动为主动的“度”把握不准。[1] 随着社会主义市场经济的发展，社会各行业对秘书的素质要求越来越高。工作压力大、任务重、较少地接受专业训练等因素使一些秘书人员形成了错误的工作方式和消极的工作作风。本文旨在使秘书人员正确认识工作的主动性，树立超前服务意识，提高自身素质，合理利用时间，提高工作效率。 一、主动性的概述 （一）主动性的理论定位 所谓主动，《现代汉语词典》给它的释义是：“不待外力推动而行动（跟‘被动’相对）；能造成有利局面使事情按照自己的意图进行。”[2]这种释义是基本可取的。这样秘书工作的主动性就可以分析为以下两点：一是不待外力推动而行动；二是秘书工作能造成有利局面，使各种事务能按照预定的意图行事。 秘书总是辅助领导开展工作的，在工作过程中，秘书人员始终要受到领导意志的制约。不能违背领导的意志而自行其是。同时，从工作内容来说，作为信息的集散地和机关单位运转的枢纽，秘书人员每天有多少文件需要处理，有哪些特殊情况要解决，领导会交代什么临时性事宜，来往的电话、信件有多少等诸多事情，都带有不可预测性。从以上两点可以看出，秘书工作具有典型的被动性。[3] 但是，秘书工作具有被动性，并不是说秘书人员只能被动地开展秘书工作，一味地教条化地照搬领导的指示，工作没有主动性、开拓性、创新性、技巧性，这种秘书并不会受到领导的欢迎。过分被动地开展工作势必会使秘书工作人员穷于应付，使机关单位工作陷入恶性循环之中。随着社会的发展，各机关单位对具有主动开拓精神的秘书人员越来越欢迎。因此，秘书人员在秘书工作中必须发挥主动性。 （二）主动性的实践特征 如果根据“不带外力推动而行动”的解释才算主动，那么，有些秘书人员工作主动性的表现就可能被忽视。 笔者的看法是，根据秘书工作的实际，秘书人员在开展工作时，其主动性主要体现出以下特征：一是率先性特征，即各种工作秘书人员要首先想到，并能及时提出建议，做好准备。二是自觉性特征，即从意愿、志向上把秘书工作当成发挥聪明才智和实现自我价值的机会。三是劲头足特征，即对秘书工作有兴趣、乐意做，是对自己从事的秘书工作有信心做好。四是为他性特征，即从思想上和行动上与自己任职的机关单位保持一致。[4] （三）主动性的内在特征 主动性作为秘书人员工作的外在行为表现，必然有其相应的内在特征。这种内在特征主要包括硬件和软件两个要素，即科学文化素质和思想道德素质两方面。前者属硬件，是做好工作的实质性力量；后者属软件，是支配实力发挥的主体。对秘书个体来说，前者要求秘书必须具有秘书职业所需的基础和专业的知识及其技能，这是发挥主动性的基础性实力。改革开放30多年来，我国现代企事业管理理念开始确立，领导科学体系和领导管理艺术不断完善，竞争日趋激烈使领导决策风险日益增加，而领导个人的智慧是有限的。因此，领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的辅助，更需要智力上的辅助。领导需要秘书有思想，懂管理，能参谋。[5]由此可见，智能服务是时代发展和领导工作实际需要赋予现代秘书的更高层次的职能要求，这也是转型时期秘书工作的新特点；后者要