Access数据库基础教程课件作者刘东刘丽第2章节数据库和数据表.pptVIP

第2章 数据库和数据表 确定所需要的字段。确定在每个表中要保存哪些信息。在表中，每类信息称做一个字段，在表中显示为一列。 确定关系。分析所有表，确定表中的数据和其他表中的数据有何关系。必要时，可在表中加入字段或创建新表来明确关系。 改进设计。进一步分析设计，查找其中的错误。创建表，在表中加入几个实际数据记录，看能否从表中得到想要的结果。需要时可调整设计。 创建数据库中的其他对象。例如，创建查询、窗体、报表、页、宏和模块等对象。 各数据类型及用途如表所示。 5）对于日期/时间型数据，字段中默认日期格式是yyyy-mm-dd。其中年份最好输入4位。 6）对于OLE型字段数据，选择“插入”→“对象”命令，在弹出的“插入对象”对话框中双击“Windows Word图片”选项，插入所需图片选项；也可利用Windows的剪贴板，把在其他程序中复制的图片通过“编辑”→“粘贴”命令粘贴到OLE字段中。一个OLE对象类型的字段，可以包含位图图像，声音文件、商业图表、Word或Excel文件等。OLE服务器支持的任何对象都可以存储在一个Access OLE字段中。OLE对象通常被输入到窗体中，以便用户看、听或者使用该值。当OLE对象在数据表中显示时，可以看到一个描述该对象的文本，使用GetChunks函数可以在代码中读取这种大型的对象字段。实际应用中，经常需要在数据表中存储如照片等类型的字段。 3、修改字段中的记录 在数据表中，可以通过浏览窗口或编辑窗口来编辑相应的数据。首先介绍记录的浏览和编辑方式。 用户可以选择一个或一组记录，并将它复制或剪切到剪贴板上，也可以将它从表中删除。“数据表”视图窗口中最左侧一列灰色按钮为选择按钮，选定记录的操作通常是通过这些选择按钮完成的，具体方法如下： 1）选择单个记录。单击该记录左侧的选择按钮。 2）选择一组连续记录。选定第一个记录，然后按住〈Shift〉键单击最后一个记录，即可选择两个记录之间的所有记录。也可以通过鼠标拖曳来选择多个连续的记录。 3）追加一个记录。在数据表中最后一个记录的选择按钮上有一个星号，该星号用来表示这是一个假设追加记录，如果用户以只读的方式打开数据库，则假设追加记录不会出现。当用户将光标置于假设追加记录中的某个字段，输入记录，就可以追加一个记录。 4）删除一个记录。选定该记录，按〈Delete〉键，或右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令，系统将弹出提示框，单击“是”按钮就删除了该记录。注意，从表中删除记录的操作是无法撤销的。 4、排序记录和冻结表中字段显示 数据开发环境的一个基本功能就是记录排序。在默认情况下，Access会按主键的次序显示记录；如果表中没有主键，则以输入的次序来显示记录。如果排序记录的关键字段上设置了索引，则排序过程会更快。如果索引存在，Access会自动使用索引来加速排序，这个过程称为查询优化。 在排序的关键字段的任意位置右击，在弹出的快捷菜单中选择“升序”或“降序”命令，可将记录按该关键字段排序。这种操作方法不能实现多个关键字段的排序。 如果表中包含较多字段，无法在Access的“数据表”视图中完全显示，用户可以冻结一个或多个字段，使这些被冻结的字段总是显示出来，从而使排序后的数据更加便于浏览，冻结的字段将一直显示在“数据表”视图窗口的最左侧，而无论用户是否滚动了水平滚动条。 5、查找记录 在海量的数据记录中快速查看一个或一系列的数据，并不是件容易的事。通过Access的查找数据功能可以实现快速查找。 6、筛选记录 Access允许应用筛选来指定哪些记录出现在表或者查询结果中。筛选方法有按选定内容筛选、按窗体筛选、高级筛选和按选定目标筛选等多种方法。 （1）按选定内容筛选 这是最简单和快速的筛选方法，可以选择某个表的全部或者部分数据建立筛选规则。Access将只显示那些与所选样例匹配的记录，也就是把选择的记录从当前的数据表中筛选出来，并显示在数据表窗口中。 （2）按窗体筛选 在表的一个空白数据窗体中输入筛选规则，Access将显示那些与由多个字段组成的合成准则相匹配的记录。这种筛选可以把筛选结果显示在一个空白的数据表中。 7、改变数据字体 如果没有对数据表进行字体设定，那么表中的数据均采用系统的默认字体。为了使界面更加美观，用户可以为表设定自己喜欢的字体，操作步骤如下。 1）在“数据表”视图中打开所需要的表。 2）选择“格式”→“字体”命令，