城市建设中工程电子文件归档模式的研究 the research of works electronic archiving model in urban construction.pdfVIP

_ 城市建设中 工程电子文件归档模式的研究 口李琦 城市建设档案馆馆藏档案的信息内容主要为 范。”而在实际工作中，实体档案不必记录上述 城市建设信息．包含了城建管理信息，房屋建筑 信息，因此相关部门没有采取成熟有效系统的技 信息、城市基础设施、城市规划及城市历史等大 术措施帮助文件的形成单位管理和监控电子文 量信息，这些信息直接支撑着城市的运转，是城 件。 市可持续发展的基本保证与宝贵资源。根据城建 1．2先进的电子文件归档管理理念没有实现 档案信息的内容、特点以及在城市建设与发展中 鉴于电子文件的大量涌现和归档需要，众多 担负的重任，数字城建档案馆的建设重要工作之 档案研究人员将理论研究转向了电子文件领域， 一就是在数字化环境下，如何基于当前的实际状 文件连续体理论、全程管理思想和前端控制思想 况，思考城市建设工程电子文件的归档。 等为建设工程电子文件归档奠定了理论基础。但 在以实体档案归档管理为核心的传统模式下，上 1．建设工程电于文件归档管理的现状 述理论的应用被局限。全程管理和前端控制是要 以先进的信息技术为依托才能有效实现的，而实 在自动化办公的浪潮下，建设工程各单位 体档案的归档基本上是无需先进技术支持的，园 (建设、施工、监理、设计等)形成了大量的电 此传统的归档模式无法彻底而有效的实现先进的 子文件，这些电子文件数据结构复杂、类型多 归档管理理念。 样、专业性强，其中很多有永久保存价值的电子 1．3电子文件归档在技术实现上仍处空白 文件，如果能被收集、归档将在更大程度上满足 虽然城建工作者认识到了建设工程电子文件 社会对档案的需求。根据实体文件与电子文件并 归档的重要性，但是怎样实现电子文件的前端控 存，同需归档这一现实，建设工程文件的归档仍 制?怎样保证电子文件安全、可靠和法律凭证作 然存在以下问题： 用?怎样完整记录规范要求的电子文件的所有相 1．t电子文件归档的相关规定仍没有效贯彻 关信息?这 系列问题都是亟待解决的。 大量电子文件产生后，相关部门已意识到了 l 4域建档案数字信息资源管理不善、流失 电子文件归档的重要性，国家技监局于2002年颁 严重 布的《电子文件归档与管理规范》 城建档案信息如被有效挖掘，可利于城市多 8894 (GB／TI 2002)得到了城建工作者的高个领域工作的开展。但目前馆藏绝大多数是实体 度重视．电子文件归档的重要’性和必要性已不言 档案，城建档案信息资源处于静态之中。例如要 而喻。但是在以实体档案管理为核心的传统城建 了解全市人防工程’情况，城建档案馆虽可以从自 档案归档模式下，电子文件归档难以实现。例 动化管理系统中找到所有人防工程建设，但具体 如： 《电子文件归档与管理规范》总则第43条和 信息则要逐个翻阅实体档案才能得到，既费时又 第5．1条分别规定， “应明确规定电子文件归档的 费力，更无法对专项需求进行统计分析。 时间、范围，技术环境、相关软件、版本、数据 从建设工程单位的方面来看，由于先进的归 娄型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保 档管理理念没有普遍实现，电子文件形成单位无 证归档电子文件的质营”， “应建立规范的制度