信息 文书与档案管理课件作者胡伟卢芳赵修磊第五章节文书组织工作.ppt

文书工作是一项科学、严肃的工作，尤其随着现代科学技术的发展，现代文书工作对文书人员又提出了越来越高的素质、专业、技术等要求。所谓素质，是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面，经过平时的锻炼、修养，达到一定的水平。那么，现代文书工作人员又应该具备有什么样的素质来适应和胜任自己的工作呢？ 第五节 现代文书人员的素质要求 现代文书工作人员除具备政治、外语、一般知识、文字功底和现代技术应用等五方面的素质要求外，还有以下的素质要求： 一是职业道德要求。埋头苦干、严守机密，并尊重领导，求实细致。 二是知识结构要求。除了既要具备文、史、哲、经等基础知识及秘书、文书、档案、写作等专业知识外，还要具备一定的社会学、行政学、政治学、心理学、管理学、公关学等边缘知识。文书人员在文书处理过程中要涉及国家大政方针的贯彻执行、机关团体和企事业单位的重大问题决策等方面，在很多时候还充当参谋和助手的角色，因此对其知识结构的要求非常全面。一般来讲，文书工作人员在从事该岗位工作时候，需完成三个转变，即技能型向谋略型转变、被动型向主动型转变、单一型向多能型转变，建立新、博、精、深的知识体系，才能成为“杂家”和“通才”。 尚辅网 / 熟悉文书机构与人员组成设定的依据 掌握文书工作常见的组织形式 熟悉文书的工作制度 了解文书的组织领导内涵 了解现代公务对文书工作人员提出的素质要求 天丽酒店有一段时间因市场竞争激烈，效益不理想。为改变这一状况，酒店的一名副总经理根据本酒店和市场情况拟定了一个竞争方案。因总经理生病不在酒店，他就让总经理的秘书小向转交。小向接过方案后随手放在了自己的办公桌上。这名副总经理走后，酒店一位部门经理刘某来小向这里串门。两人聊了几句后，小向说需要到某个部门办点事出去一下。刘某说：你去吧，我等你一会儿。小向看刘某没有走的意思，又是同一个酒店的同事、熟人，不好意思赶他走，就说，好吧。然后自己去办事了。小向出去后，刘某无事，便漫无目的地看屋内的摆设。他发现小向的桌上有一份材料，拿起来一看是本店拟采取的竞争方案，就赶紧拿到自己的办公室复印了一份，又把原件放回到小向的桌上。小向回来后没发现异样，也没想那么多，两个人就接着聊天。刘某于当天晚上把复印件卖给了本店的一个竞争对手。过了一段时间，天丽酒店按竞争方案运行，但效益不见好转。经过调查，原来别的酒店也采用了本店的竞争方案。酒店在处理此事的过程中，怀疑小向泄密。小向虽然竭力说明自己的清白，但还是被调离了总经理办公室。 【引导案例】 文书材料的流转、保管是文书工作的重要组成部分，也是文书工作制度的重要内容。保密，既包括保证文书材料的不丢失、不受损，也包括内容上的不泄密。本案例中，表面看问题的产生是由于刘某品质不好，实际上从文书工作角度分析，是小向保密意识不强，采取的保密措施不足。小向的教训说明，秘书必须熟悉文书工作的基本知识和要求，并要努力提高自己的文书工作修养。 文书工作是指机关单位通过互相衔接的一系列程序和手续，完成机关单位文书的草拟、处理和管理工作的总称，是机关工作尤其是办公部门工作的重要组成部分。文书工作不是机关的一项专门业务或职能，不可能由机关的某一个组织机构全部包揽，而是涉及机关的各个机构和机关的领导、部门负责人以及业务人员等。因此每个机关都设置一定的机构，配备一定的人员，采取一定的组织形式，建立一定的规章制度，以对其作出科学有效的安排。 【分析】 文书机构通常附设于办公部门之内，由办公部门负责人领导。鉴于此，不设专门公务文书机构的机关，就由办公部门配备人员专管或兼管。所以，人们一般就把办公部门看作是文书部门或总称为“文秘”部门，而且整个机关的文书工作也都由它统管。 但是，一个机关的文书工作并不仅仅是文书部门的事，各个业务部门和业务人员因经管某项业务，也形成并处理文件，他们也在不同程度上参与文书工作。另一方面，机关中的业务部门与文书部门又毕竟有所不同。就其作用看，前者的作用主要通过实现其本身职能而得到发挥；后者则主要是通过文书工作去连接、协调和促进机关的各项工作。 第一节 文书机构与人员 文书工作机构的类型是指在社会组织内部全部文书工作存在的组织形式。 从文书工作的活动程序划分，文书的撰稿、核稿、签发与承办，即与文书内容直接相关的文书撰制与处理工作，通常是由社会组织的领导者和业务人员承担；而文书的缮印、登记、分送、清退、归档，即与文书的形式直接相关的传递与管理工作，通常是由文书人员承担。 一、文书工作机构的类型 从文书工作的活动程序在社会组织内部的分布状况划分，文书工作机构可以分为三种类型。 中心机构 主要是指各级各类