外贸函电课件作者赵银德FBC-2ndEdition-Unit16备忘录 传真与电子邮件.ppt

Unit 16 Memo, Fax and E-mail备忘录、传真与电子邮件 16.1 Introduction（简介） 目的：掌握有关备忘录、传真与电子邮件的格式和撰写。 16.2 Memo(备忘录) 1. 标题（Heading） 1. 标题（Heading） 2. 正文（Body） 3. Samples(备忘录样函) 16.3 Fax(传真) 1. Heading（标题） 2. Text(正文) 3. Samples(传真样函) 16.4 E-mail(电子邮件) 1. Heading（标题） 2. Text (正文) 3. Writing guidelines(写作要领) 4. Acronyms(首字母缩写词) 5. Samples（样例） 5. Samples（样例） 5. Samples（样例） (1) 邮件主题要精炼。你的邮件只是对方邮箱中众多邮件中的一封，所以要避免使用冗长的、含糊的主题，要使对方一眼就能看明白你的邮件主旨以便正确处理你的邮件。如果邮件内容紧急，可以提高优先度，或者在主题前加上“URGENT!”字样；如果是回信，加上“RE：”字样。 (2) 邮件的主体要简明。要做到：内容简短，一般4-7行为佳；措辞要直接，避免客套话和废话；主题要突出；段落层次要分明。不过，不要把电子邮件写作成电报那样，否则，就太矫枉过正了。 (3) 慎用强调符号、大写字母等，因为这样会影响对方的阅读流畅程度，并且有咄咄逼人的意味。 (4) 注意邮件安全，不要在其中加入隐秘的内容。 (5) 附件文件不宜过大，否则会大幅增加传输时间，从而浪费对方时间。 (6) 电子邮件在格式上不要太离谱，因为收件人的系统可能不支持不同的字体和颜色。 尚辅网 / FOREIGN BUSINESS CORRESPONDENCE 在现代商务交往中，备忘录、传真和电子邮件已经成为除了商业信函外最主要的交流载体。 备忘录是一种非正式的商务文件、便条，可用来解释政策、程序和指示，发布通知、提出信息和行动要求，以及答复要求。此外，备忘录可帮助人们提醒事物，并可对决定、电话交谈、会议提供书面记录。 传真，又叫作传真电报。它是利用光电效应，通过安装在普通电话网络上的传真机，即刻对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。利用传真通讯的主要优点是操作简便，传送速度迅速，可将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去，但缺点是自动发送性能差，需要专人操作，有时清晰度难以确保。 自20世纪90年代以来，电子邮件已发展成诸种电子通讯手段中的“黑马”，成为当今商务名片上必不可少的一个部。电子邮件，又称电子信函，是利用电子计算机所组成的互联网络向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通讯费用。 备忘录在本质上也是书信。事实上，memo一词来自于拉丁语memorandum，意指“必须记住的东西”。备忘录的特点是简明扼要，但同时也要做到适应受众，表达清楚且准确。 备忘录的格式一般较为固定，通常分为标题和正文两部分。标题包括To（送交目标，即接受人）、From（写备忘录者）、Subject（主题句）和Date（日期）。该四项顺序通常如上所示，但日期之一项可置于最前面，也可以置于Subject之前。 一些大公司或机构的备忘录纸笺上端通常印有公司或机构的名称、Memorandum或Memo字样以及开头部分（包括To、From、Date和Subject），但小单位可能不会有格式打印出来的备忘录纸笺。 在打印或书写时，备忘录通常有两种格式：一种是每一行均顶左边齐；另一种是每段的第一行往后缩一定距离。备忘录正文之后通常没有签名。 标题是写在备忘录开头的压缩信息。不同于书信，备忘录只有标题和正文，而没有收件人地址、称谓、结尾问候语或正式的签名。情况不同，标题格式可能不同，但是通常应采用下面这种格式。 Date：日期。日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样，不要用数字来表示月份。如December 24, 2009 To：收件人。这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓名前可以用尊称或不用。 From：发件人。这一标题后应写发信人的姓名与职衔。职衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。 Subject:：主题句。好的主题句应符合以下三条标准：一是具体明确，即主题句应具体到足以区分该主题，同时也要足以涵盖所涉及的各个方面内容；二是简洁明了，即主题句应相对短