新编秘书理论与实务课件作者楼淑君主编项目九沟通协调技巧.ppt

任务六 协调外部关系技巧  任务实施“任务情境”中的小燕可以从以下几个方面妥善处理这件事情：(1)热情接待来访客户。(2)耐心倾听客户的诉说，了解事情的具体情况，如产品的购买地点、购买时间、购买的价格、存在的问题等。(3)边聆听边做好记录。(4)联系有关部门进行调查。(5)将情况汇报给领导，请示领导处理的方法，给客户一个满意的答复。 课 后 训 练 一、基础题1.为了避免越权行事，秘书事事请示领导者是否正确，为什么？2.平时可以采用哪些方法加强你与固定客户的联系和感情？3.如何做好同事间的利益冲突协调？4.当你和别人第一次接触时，最能影响你的是什么？5.对下列问题进行自我测评(1)小王一个月前进入一家公司当经理秘书，新上司善于社交，十分健谈。A．听前任秘书说“李经理讲起话来没完没了真没办法啊”，回答她说“听经理多讲一些，可以了解他的性格啊”。B．向前任秘书请教李经理的兴趣以及喜欢读的书等。 课 后 训 练 C．上司爱讲话的事实众所周知，但是很多人不了解情况，向上司汇报这些内容。(2)这天，总经理将秘书小王叫到办公室，交给他一份重要材料的写作任务，而且时间紧迫。A．以总经理布置的紧急任务为由，推脱了事。B．接受副经理交办的事项，按受理任务先后顺序完成。C．接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他秘书协商，由他人完成副经理交办的事项。二、案例分析1.小王是公司办公室秘书，由于工作的特殊性，对公司内部消息掌握得比较多、比较及时，自然也有不少人想向他了解一些公司的最新消息或最新动态，但是他始终坚持原则。 课 后 训 练 分析讨论：小王的回答是否妥当？ 2.总经理秘书小王给公司财会部打电话：“喂，财会室吗？我是总经理办公室。分析讨论：小王为什么得不到财会室同事的支持协助？小王应怎样更好地与财会室的同事沟通？三、技能训练题1.选择一位不认识的同学或关系不好的同学进行沟通，使对方在6天后对你有个较好的印象。2.学校要求做暑期专业实践，找一公司秘书部门，通过沟通使对方对你有个较好的印象甚至接收你。3.陈平是公司总经理秘书。请演示冲突事件的协调处理过程。 尚辅网 / 项目九 沟通协调技巧 学习目标任务一 与领导沟通技巧任务二 与同事沟通技巧任务三 与客户沟通技巧任务四 协调领导关系技巧任务五 协调部门关系技巧任务六 协调外部关系技巧课 后 训 练 学习目标 1.能够与领导、同事和客户进行有效的沟通。2.能够恰当地处理好与领导、同事、客户及媒体之间的关系。3.能够掌握协调各种矛盾的基本方法。 任务一 与领导沟通技巧 任务情境  一个月前，小李进入一家外贸公司当经理秘书。有件事让小李感到非常困扰。小李经常在准备下班时，看到经理还在办公室的电脑前伏案做着什么。小李认为自己作为经理秘书，总该在经理下班后才能下班，可是有时下班后还有很多自己的事情要忙，小李不知道自己该不该先走。有时，小李会请示经理，可是他又觉得每次都这样问经理也不太合适。 思考：小李不知该怎么办？请你出出主意。 任务一 与领导沟通技巧  任务分析一、秘书与领导关系的认识(1)组织原则上，秘书是领导的下级，因此，秘书必须服从领导的命令，忠于领导意图，贯彻执行领导指示。 (2)工作职能上，秘书是为了辅佐领导工作而产生和存在的。(3)工作目标上，秘书的工作目标与领导的工作目标是一致的，秘书的工作内容围绕领导的工作中心开展。(4)人格地位上，秘书与领导是平等的，只是工作、职务分工不同。 任务一 与领导沟通技巧 二、与领导沟通的基本技巧(一)与领导建立良好的关系1.了解领导2.尊重领导 (1)作为下级，秘书必须要服从领导，忠诚于领导，正确领会领导意图，积极主动地支持和配合领导工作，领导交办的事务要按领导的要求不折不扣地完成。当然，这种服从不是机械的服从，对于自己认为是错误的指示，为了顾全大局也要服从，但要采取适当的方法向领导者阐明问题的严重性，提出自己的修正意见。如果遇到领导偏听偏信时，要注意经常请示汇报工作，使领导对自己的工作有一个全面的了解。当然，对于那些违法乱纪或以权谋私的行为，不仅不能服从，还要坚决抵制和反对。 任务一 与领导沟通技巧 (2)虚心接受领导批评。工作上有了过错或失误，挨批评是应该