使用Microsoft Query检索Excel外部数据.doc

使用Microsoft Query检索Excel外部数据 您可以使用 Microsoft Query 检索来自外部源的数据。通过使用 Microsoft Query 从企业数据库 (数据库：与特定主题或用途相关的数据的集合。在数据库内，关于特定实体的信息(如雇员或订单)分类归纳到表、记录和字段中。)和文件中检索数据，可以避免在 Excel 中重新键入要分析的数据。另外，只要原始源数据库更新了新的信息，您就可以自动从该数据库中刷新 Excel 报表和摘要。 了解有关 Microsoft Query 的详细信息 　　使用 Microsoft Query，可以连接到外部数据源，从那些外部数据源选择数据，将该数据导入到工作表中，以及根据需要刷新数据以使工作表数据与外部源中的数据保持同步。 　　可以访问的数据库类型 您可以从多种类型的数据库中检索数据，包括 Microsoft Office Access、Microsoft SQL Server 和 Microsoft SQL Server OLAP Services。您还可以从 Excel 工作簿和文本文件中检索数据。 　　Microsoft Office 提供可用于从下列数据源 (数据源：用于连接数据库的一组存储的“源”信息。数据源包含数据库服务器的名称和位置、数据库驱动程序的名称以及在登录到数据库时所需的信息。)检索数据的驱动程序： 　　·Microsoft SQL Server Analysis Services(OLAP 提供程序 (OLAP 提供程序：对特定类型的 OLAP 数据库提供访问功能的一组软件。该软件包括数据源驱动程序以及与数据库连接所必需的其他客户端软件。)) 　　·Microsoft Office Access 　　·dBASE 　　·Microsoft FoxPro 　　·Microsoft Office Excel 　　·Oracle 　　·Paradox 　　·文本文件数据库 　　您还可以使用来自其他制造商的 ODBC 驱动程序 (开放式数据库连接 (ODBC) 驱动程序：用来连接到特定数据库的程序文件。每个数据库程序(如 Access 或 dBASE)或数据库管理系统(如 SQL Server)需要不同的驱动程序。)或数据源驱动程序 (数据源驱动程序：用于连接指定数据库的程序文件。每个数据库程序或管理系统需要不同的驱动程序。)，从未在此处列出的数据源(包括其他类型的 OLAP 数据库)检索信息。有关安装此处未列出的 ODBC 驱动程序或数据源驱动程序的信息，请查看数据库文档或与数据库供应商联系。 　　从数据库中选择数据 您通过创建查询从数据库中检索数据，查询是您提出的有关存储在外部数据库中的数据的问题。例如，如果数据存储在 Access 数据库中，您可能想要知道某种特定产品在各个地区的销售数字。您可以只选择要分析的产品和地区的数据，从而检索部分数据。 　　使用 Microsoft Query，您可以选择所需的数据列，并只将这些数据导入 Excel。 　　通过一个操作更新工作表 如果您的 Excel 工作簿中包含外部数据，那么，只要数据库发生更改，就可以刷新 (刷新：更新源于外部数据源的数据。每次刷新数据后，查看到的都是数据库中信息的最新版本，其中包括对数据所做的任何更改。)数据以更新您的分析，而不必重新创建汇总报表和图表。例如，您可以创建每月销售汇总，并在每个月的新销售数字出来后刷新它。 　　Microsoft Query 如何使用数据源 为特定数据库设置数据源以后，只要想创建查询以从该数据库中选择并检索数据，就可以使用该数据源，而不必重新键入所有连接信息。Microsoft Query 使用该数据源连接到外部数据库并显示可用的数据。创建查询并将数据返回到 Excel 以后，Microsoft Query 会为 Excel 工作簿提供查询和数据源信息，以便您可以在需要刷新数据时重新连接到数据库。 　　 　　使用 Microsoft Query 导入数据 要使用 Micro soft Query 将外部数据导入到 Excel 中，请执行下列基本步骤，其中每个步骤都在以下各节中进行了详细介绍。 　　连接数据源 　　什么是数据源? 数据源是存储起来的一组信息，它允许 Excel 和 Microsoft Query 连接到外部数据库。使用 Microsoft Query 设置数据源时，可为数据源指定名称，然后提供数据库或服务器的名称和位置、数据库的类型，以及您的登录和密码信息。该信息还包括 OBDC 驱动程序或数据源驱动程序的名称，驱动程序是连接到特定类型的数据库的程序。 　　使用 Microsoft Query 设置数据源： 　　1、在“数据”选项卡上