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浅谈高职院校教学秘书工作
浅谈高职院校教学秘书工作
摘要:本文阐述了教学秘书的工作职能、工作内容,和新时期高职院校教学秘书应具备的素质。分析了教学秘书在工作中存在的问题,提出了对教学秘书工作的改进方法。
关键词:教学秘书;教学秘书工作;素质;存在的问题;途径
中图分类号:G712 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2013)44-0186-03
高职教学工作是教学管理的重要组成部分。教学秘书作为教学管理最基层的管理者和执行者。在教学管理中发挥着重要的作用。教学工作干得好与坏,是教学质量的主要保障。文章阐述了教学秘书的工作职能、工作内容,和新时期高职院校教学秘书应具备的素质。分析了教学秘书在工作中存在的问题,提出了对教学秘书工作的改进方法。
一、高职院校教学秘书的工作职能
1.服务职能。教学秘书从事的是教学行政管理工作,事务繁多,涉及面广。教学秘书工作的主要对象就是老师和学生,主要工作就是为教师服务。所以教学秘书始终扮演服务领导、服务教师、服务学生的角色。这就要求教学秘书必须时时加强与教师、学生沟通交流,及时如实的向系主任反映教学信息,确保日常教学活动的正常开展。
2.检查监督职能。教学质量和教学水平的提高,离不开教学秘书的监督检查。教学秘书应定期和不定期地检查教师的教学情况和学生的学习情况,及时发现问题,能处理的就处理,不能处理的及时向相关领导汇报,让教学中存在的问题得以及时解决,保障教学工作顺利进行,进一步提高教学质量。
3.协调职能。教学任务由多个部门共同完成,教学秘书起着承上启下,合理安排的作用。一方面,教学秘书要将上级下达的教学任务和各种通知、文件传达给系主任、老师和学生。另一方面又要协助系主任完成日常教学管理工作,协调好系主任与教师之间、教师与教师之间、教师与学生之间的关系。
4.管理职能。教学秘书承担了各种教学资料的整理和收集工作。鉴于教学资料的重要性,教学秘书必须重视保管,采用分类归档,以便查找,为迎接各种检查做好准备。
二、教学秘书的工作内容
教学秘书的工作总的概括为上情下达、下情上达。教学秘书须及时地传达上级下达的各项通知,协助系主任完成各项教学管理任务。
1.收集资料。教学档案资料的收集是教学秘书的又一重要任务。规范教学资料是教学管理的措施之一,教学秘书按照教学档案管理的要求,在每学期的不同阶段收集教学档案。首先,开学初期,收集教学计划、授课计划、教学大纲。这是搞好教学管理最基本依据,只有这样才能保证教学管理顺利进行。其次,收集教学日历、教学进度表、教学课表等,为系主任提供日常教学信息,便于系主任安排听课,对教师的教学情况起督导作用。再次,学生名册、学生档案、学生成绩等的收集,便于教师全面地了解学生,因材施教。真正做到教书又育人。最后,整理试卷、毕业实习材料、毕业论文、教师的试卷分析表等资料。将以上资料整理完毕并有序归档,便于以后教学评估、领导查阅。
2.监督调课、教学计划的执行。调课是教学管理中经常发生的事情,有的教师在上课之后才打电话说因病、因事不能上课,这给教学秘书的日常管理造成了极大的困难。为杜绝此类事情的发生,建议相关领导制定相关管理制度,使调课规范化。计划是未来行动的方案。教学计划的执行离不开教学秘书的监督,教师上课也必须严格按教学计划进行,周学时与总学时必须与教学计划吻合,平时的上课形式必须按教学计划中的考核方式授课。
3.学生的成绩管理。教学秘书负责管理学生成绩。学生成绩由任课教师录入教学系统。补考和重修成绩由任课教师交教学秘书,再由教学秘书录入教务系统。学生通过教务系统查询各科成绩。
三、高职教学秘书应该具备的素质
教学秘书是最基层的管理者,工作任务多而复杂,责任重大,难出成绩。没有良好的心理素质和熟悉的业务水平,难以胜任。为保障教学质量和教学水平的提高,教学秘书应具备以下素质。
1.健康的心理素质。日常的教学服务是教学秘书的主要工作,作为教学秘书经常与形形色色人打交道。因此,教学秘书必须要正确认知不良情绪,还要学会控制不良情绪。在工作中始终保持积极向上、热情诚恳的心态,保持一种从容不迫、不卑不亢的风度,做到认真仔细,心胸坦荡,豁达大度。
2.良好的职业道德素质。教学秘书由于所做工作复杂,有的教师无理请假或先斩后奏,就很容易使教学秘书在工作中因冲动而指责教师,这样就会影响工作效率。因此,教学秘书必须具有高尚的道德素养和较强的责任意识。
四、教学秘书工作中存在的问题
1.教学秘书的作用没有得以充分的发挥。教学秘书岗位是一个行政管理岗位,直接接受教学系主任的安排。在实际工作中,教学秘书经常做的烦琐的行政事务,有责无权,造成有些教学事故无法得到及时的处理,加之作为基层的教学管理工作者
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