商务英语信函的写作原则及写作技巧周桂英1张冬梅2李瑞3摘要.pdfVIP

W 无忧论文网 qq:357500023 商务英语信函的写作原则及写作技巧 周桂英 1, 张冬梅 2, 李 瑞 3 [摘要]商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段 ,其撰写的成功与否 对企业的业务有着极其重要的影响。商务英语信函的写作是有规律可循的 ,首先 ,要坚持礼 貌、 体谅、完整、 清楚、 简洁、 具体与正确性等原则;其次 ,还要注意写作技巧 ,遵循四 部式的信函结构 ,并善于使用商务英语信函中的套语和特殊表达法。 [关键词]商务英语信函;写作原则;写作技巧 Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade. Their writing is very important to business of the enterprise. F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used. The principles are namely courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness. The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter ;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters. Key words :commercial English letter ;writing principle ;writing technique 商务英语信函是一种常用的商务英语应用文 ,它是贸易双方相互了解、 进行贸易往来 的主要手段 ,在以书面形式沟通商务信息的同时 ,它也体现着一个公司或机构的商务形象。 因此 ,商务英语信函的内容固然很重要 ,但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有 一定规范的 , 即应遵循一定的写作原则 ,采用一些写作技巧 ,从而使商务信函表意准确 ,语 言流畅 ,更易于贸易双方的沟通与理解。 一、 商务英语信函的写作原则 商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具 ,其目的多是处理业务磋商的各种 问题 ,或是与对方建立良好的关系。因此,在商务英语信函写作中,应遵循 7Cs 原则,即礼貌 (courtesy) 、 体谅 (consider2ation) 、 完整 (completeness) 、 清楚 (clarity) 、 简洁 (concise-ness) 、 具体(concreteness)和正确(correctness) 。 1.礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以,在信函 中宜多用 “please ” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully s orry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。 业务往来难 免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、 拒绝接受时,措词要力求客气、 心平气和、 语气委婉;在回复对方信函时,无论对方态度如何, 在坚持自己立场的同时,都要有礼貌地作答。首先,要善于使用被动语句,因为被动语态能使你 的请求显得更加温和。如 “Y ou made a very careless mistake. ” 若改成 “Avery careless mistake was made. ” 会更好。其次,要善于使用疑问句。向对方提出要求