文件管理规定-ADM.docVIP

ADM--P001 文件管理规定 Ⅰ 目的：规范公司文件的管理 Ⅱ 范围：公司文件管理过程 Ⅲ 执行者：所有人员 Ⅳ 参考文件： 1 《规章制度类文件编排规定》（2008年11月29日发布） 2 《公司印章管理办法》（2009年7月10日发布） Ⅴ 定义： 1 文件——以文字或图示描述公司经营管理活动或业务内容、通过规定程序由被授权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。或为公司管理运行的书面标准和实施中的记录结果，包括以下类别： 从形式上分：文字的或图示的 从载体上分：纸质的或电子的 从来源上分：内部文件和外来文件（包括来自政府、公司总部、客户、承包商、供应商等公司外部的各类文件）。 从内容上分： ① 公司管理制度（包括行政、人力资源、财务、生产技术、安全与环保、市场等诸方面的管理规定、规程等）。 ② 生产技术规程与质量标准（包括岗位操作法、安全技术规程、设备操作规程、中间控制要求及“三废”排放指标等）。 ③ 公司运行过程记录（包括通知、报告、会议纪要、工作日志、生产操作和设备维修记录等）。 2 文件管理——对文件的编制、修订、流转、整理、审核、批准、归档、利用、鉴定、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。 本规定适用于公司所有文件材料的管理，包括管理制度、生产技术规程与质量标准的管理。 Ⅵ 内容： 1 职能部门 1.1 行政部门是公司的文件综合管理部门，其文件管理职责包括： ① 负责编制公司管理制度建设计划，并推进计划的实施。 ② 负责组织公司所有文件的集中统一管理，包括（内部及外部）的接收、流转、授权后颁布、发放、整理、归档、回收、组织鉴定、销毁，负责保管及提供利用，并监督文件的变更与改版过程。 ③ 负责制订公司各类文件的分类编号规则和格式规范。 ④ 负责协调各种文件之间的相互衔接关系，并在内容上不断完善。 ⑤ 在总经理授权范围内代表公司受理对文件的质疑并组织解释文件。 ⑥ 负责公司所有文件的处理，包括接收、登记、流转、整理、归档、保管、组织鉴定、销毁及提供利用。 1.2 有关职能部门是公司生产技术规程和质量标准的归口管理部门或专业管理部门，其文件管理的主要职责包括： ① 负责组织制订并实施公司生产技术规程、质量标准的编制和修订计划。 ② 负责编制与本部门工作职责密切相关的文件。 ③ 负责组织本部门所编制文件的会审，参与审核其他部门编制且与本部门工作职责相关的文件，并负责协助组织本部门所编制文件的培训。 ④ 负责妥善管理公司发放的文件，防止同时使用不同版本的同一文件，防止使用过期和废止的文件。 ⑤ 将本部门收到的外来文件及时转交行政部门。 1.3 公司文件批准人：一般情况下为公司总经理，特殊情况的由总经理授权或报请董事会审批。 2 文件编制与修订管理 2.1 文件编制与修订的依据和原则 2.1.1编制和修订文件的依据： ① 国家、地方政府及行业主管部门颁布的法律、法规、规章、标准等。 ② 公司总部的指示、通知、通报、工作计划与要求等。 ③ 公司各部门及员工对文件编制或修订的意见和建议。 ④ 新技术、新工艺、新材料等技术变更、技术改进的相应资料。 ⑤ 设备、装置、设施的使用要求、供应商提供的产品出厂资料等技术资料。 ⑥ 公司原有的及业内同行提供的相同或类似内容的文件。 2.1.2 文件编制/修订的原则： ① 所有文件必须符合国家的法律、法规及各项规章、标准等，严禁编制违法、违规的文件。 ② 所有文件必须符合公司的经营方针和目标，符合公司总部的要求。 ③ 文件的编制和修订应满足“遵守法律、符合（总部）规程、用辞准确、便于执行”的要求，做到切实可行，保障日常工作有章可循，有据可查。 ④ 文件应语句简练，措辞得当，简明易懂。对于比较复杂的工作流程或职责分担应辅以图表，便于理解和操作。 ⑤ 文件应最大限度地保证所阐述内容的可追溯性、可记录性和可测