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企业电子档案论文：电子档案归档问题研究 【摘要】随着计算机技术的广泛应用，档案领域进入电子时代，而电子档案随之产生。所谓电子档案，是指包含在传统档案概念之内的，存储在以计算机为代表的现代化载体形式上的档案。为保证电子档案归档的合法性和稳定性，使电子档案和纸质档案归档具有同等的法律效力，档案工作者既要做好纸质档案的归档工作，更要做好电子档案的归档工作。 【关键词】企业电子档案;归档;管理 1.电子档案的含义与构成 20世纪中期以后出现的新名词。因为电子文件中的信息是用数字表达的，所以也有人称之为“数字式文 2.做好电子文件的收集与积累是企业电子档案工作的基础 2.1做好电子文件的收集与积累对现代企业的健康发展具有重要作用 2.2电子文件的收集积累范围 (如各类行政文件、科研课题文件等)、图形文件(如设计图纸、标准图等及软件文件(如桥梁设计软件、道路设计软件、试验检测软件等)。 3.当前企业电子档案管理现状分析 3.1电子文件缺乏规范化和统一的管理 3.2纸质档案的数字化，是开展电子档案管理的前提 4.完善电子档案管 4.1增强电子文件归档意识 4.2建立并执行科学的归档制度 cad电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。在技术方面，应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒、读出信息的准确性等。 4.3电子文件归档体系的完善 4.3.1确保归档电子文件长期有效 电子文件的种类繁多、各信息系统的性能差异可导致传输、存储等环节的不适应性。目前，对于档案部门而言，仅仅保证电子文件的可交换性和电子文件信息的共享是远远不够的，其基本前提是建立电子文件管理元数据标准、电子文件格式标准。这样才能保证电子文件的长期有效性，使电子文件在归档过程中不会造成基本要件的损失。 4.3.2建立科学、完善、具体的电子文件归档办法 (防止伪造和篡改)，(防止虚构文件内容)，内容要件和形式要件的完备性要求(具有法定内容和格式)，还可能包含其他一些具体要件及其规定性，如对数字签名及电子印章有效性的规定、对加密工具有效性的规定、文本格式定义和转换工具的一致性规定、相关日志记录的完备规定、压缩工具的可靠性规定等等。需设计和推荐规范的电子文件管理系统结构、系统功能模板、应用模块以及系统接口要求等。作为档案工作人员也要积极参与到电子文件系统设计中，与技术人员充分进行沟通，把功能需求纳入到系统的设计中，实现用户和系统设计人员的有效链接， 4.4建立并执行严格的保管利用制度 对电子文件的利用实行利用权限控制，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和信息损伤。建立电子文件管理的记录系统。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，人们便无法确认它的真实性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实电子文件内容的真实性。■ 【参考文献】 ［１］李莉.企业电子档案归档与管理研究[j].兰台世界,2008,(07)． ,赵清.电子档案与电子文件的对比分析[j]. 陕西档案,2007,(06)．