供应商信息库管理作业指引.docVIP

华夏幸福基业股份有限公司 供应商信息库管理 作业指引 编制 __________ 日期 __________ 审核 __________ 日期 __________ 审批 __________ 日期 __________ 修订记录 日期 修订状态 修订内容 修订人 审核人 审批人  目 录 1. 目的 3 2. 适用范围 3 3. 术语和定义 3 3.1. 定义 3 4. 管理职责 3 4.1. 运营管理中心 3 4.2. 事业部招采管理部门 3 4.3. 事业部招采相关部门(设计、工程、成本等) 3 5. 工作指引 4 5.1. 供应商信息库的作用 4 5.2. 供应商信息库的内容 4 5.3. 供应商信息库的功能 4 5.4. 供应商信息库的使用 5 6. 支持性文件 6 7. 相关表单 6 目的 基于供应商类别级别，构建供应商的信息管理平台；通过供应商信息库的建立和维护，系统地收集和处理供应商信息，促使供应商提供更优质的服务或产品。 适用范围 适用于公司及事业部的房地产开发项目(以下简称“开发项目”)的服务类、货物类、施工类供应商，其他项目参照本指引执行。 术语和定义 定义 供应商信息库：储存所需供应商信息，具备查询、追溯、统计处理等一系列功能的计算机信息系统。 管理职责 运营管理中心 设定集团战略供应商分类分级标准并根据需要进行调整； 录入、整理集团战略供应商基础信息； 组织进行集团战略供应商的等级认定； 负责集团战略供应商信息库的建立和维护。 事业部招采管理部门 录入、整理权限范围内供应商基础信息； 根据权责组织进行事业部战略、优秀及不合格供应商的等级认定； 负责权限范围内供应商信息库的建立和维护。 事业部招采相关部门(设计、工程、成本等) 配合录入、整理权限内供应商基础信息； 配合进行事业部战略、优秀及不合格供应商的等级认定； 负责汇总并输入权限内供应商各阶段的评估信息。 工作指引 供应商信息库的作用 系统性的收集和处理供应商信息，在各层面共享； 对供应商进行分类、分级管理，便于查找、选取和高效使用。 供应商信息库的内容 信息库应包括以下内容： 供应商的基础信息； 供应商基本情况、业务状况、提供的产品或服务、工程营业额、财务状况、资信情况； 供应商与本公司合作情况、与其他企业合作情况； 供应商的类别； 供应商的等级； 供应商级别调整记录； 其他相关信息。 供应商的特性描述； 供应商的产品概要； 供应商能提供在《供应商类别级别设置表》中服务或产品； 供应商能提供在《供应商类别级别设置表》中服务或产品的组合。 其他补充信息。 信息的链接 服务和产品有详细分类，且与供应商数量等信息对应，便于管理； 供应商信息列表包括等级状态和有效期、中标比率及相关连接。 供应商信息记录表 供应商名录汇总表 供应商信息库的功能 查询功能 查找具有某共同属性的同类供应商； 通过供应商查询服务或产品——系统记录供应商提供的服务或产品的明细目录； 通过服务或产品查询供应商——系统记录每种服务或产品相应的供应商。 查找供应商的选择记录、评估记录、合作记录等。 追溯功能 追溯供应商的选择记录； 追溯供应商的评估记录； 追溯信息库的操作和处理记录。 信息链接功能 服务或产品目录、选择与评估记录、调级记录等信息相互链接； 供应商信息库与成本信息库相互链接。 统计功能 自动统计各类各级供应商的数量和比例； 自动统计供应商合作数据。 自动处理功能 自动处理评估结果； 根据评估结果自动更新供应商级别； 自动提示相关人进行某项操作。 供应商信息库的使用 供应商信息的初始录入 前期考察的组织部门负责供应商信息的初始录入。 供应商信息的修改 前期考察组织部门若获知供应商信息有变动，按当次考察的结果修改供应商信息； 运营管理中心或招采业务管理部门若获知供应商信息有变动，可对相应权限内的供应商信息进行修改。 供应商初始级别的认定 采购管理部门根据前期考察结果，对新进供应商进行初始级别的认定； 信息库建立前正在合作的和曾合作的供应商，由运营管理中心或招采业务管理部门根据相应权限组织进行初始级别的认定。 供应商级别的调整 供应商级别调整依据、调整规则及调整方式见《供应商级别管理流程》； 供应商级别可由系统自动更新，也可由采购管理部门手动调整。 支持性文件 工程采购组织授权手册 工程供应商类别级别设置表 供应商等级管理流程 供应商前期考察流程 供应商过程评估流程 供应商履约评估流程 供应商质保评估流程 相关表单 供应商信息记录表(工程服务类) 供应商信息记录表(工程货物类