档案管理岗位工作手册（一）.docVIP

行政管理部档案管理岗位 工作手册 编制：吴洪芹 复核： 审批： 下发日期： 年 月 日 执行日期： 年 月 日 目 录 一、目的 6 二、适用范围 6 三、岗位职责 6 四、公司档案简述 7 （一）职能分工 7 （二）现存档案 7 （三）设备用具 7 五、档案工作 8 （一）收集 8 1、归档范围 8 2、不归档范围： 9 3、归档时间 9 4、归档要求 10 5、档案交接表 11 （二）分类 12 1、文书档案 12 2、产品档案 13 3、基建档案 13 4、设备档案 13 5、科研档案 14 6、会计档案 14 7、人事档案 15 8、实物档案 15 9、声像档案 16 10、资质证书 16 11、流动档案 17 12、电子档案 17 （三）整理 18 1、文书档案 18 2、科技档案 23 3、实物档案 26 4、照片档案 27 （四）保管 28 1、库房 28 2、档案代理卡 28 3、定期检查、清点 29 （五）借阅 30 1、找什么 30 2、怎么找 30 3、去哪找 30 4、如何借 31 （六）统计 32 （七）保密 32 （八）编研 33 （九）销毁 34 （十）考核 34 1、公司考核 34 2、集团考核 35 3、外部考核 35 （十一）培训 35 六、附则 35 附件1： 36 附件2： 37 附件3： 54 附件4： 56 附件5： 57 附件6： 58 附件7： 59 附件8： 60 附件9： 61 附件10： 62 附件11： 63 附件12： 64 附件13： 65 附件14： 66 附件15： 77 附件16： 87 行政管理部档案管理岗位工作手册 一、目的 为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性和保密性，有效积累和收集各部门在各项活动中形成的具有查考价值的文件记录，合理有效利用档案资料，现根据《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》、《久泰能源集团档案管理制度》、《山东公司档案管理实施细则》，结合公司实际，特制定档案管理岗位工作手册。 二、适用范围 本手册是对档案工作的进一步梳理和明确，适用于行政管理部档案管理岗位 三、岗位职责 坚守岗位，热情服务，严守机密，立足做好本职工作； 参加工程竣工验收、设备开箱、产品鉴定会及科技成果鉴定会； 负责本公司档案的收集、鉴定、整理、分类、组卷、编目及上架入库； 负责本公司档案借阅、统计、销毁、总结，做好调研以便更好服务； 负责库房管理，保持库房清洁，做好“九防”，对各类档案及时检查，及时修复破损档案。 四、公司档案简述 （一）职能分工 行政管理部为公司档案管理部门，目前共设三个档案室：综合档案室、人事档案室、财务档案室。人事档案室和财务档案室分别由人力资源部和财务部单独管理，并接受行政管理部的监督和指导。 行政管理部负责除财务档案、人事档案以外的公司其他各类档案的统筹管理；负责设立公司专职档案员岗位，组织各部门建立健全公司专职档案员队伍，并开展培训和业务指导；负责贯彻执行集团和公司有关档案管理规章制度，并进行适时修订和补充。 （二）现存档案 公司根据集团档案提升工程的要求，结合自身实际情况，对现存档案进行合理分类，形成了文书、科技、会计、职工、实物、声像、电子等多种类型的档案。截至2012年1月1日，共形成档案70752件，其中：文书档案23959件，基建档案30553件，设备档案5151件，会计档案3820件，职工档案1188件，实物档案159件，声像档案168件，电子档案5754件。 （三）设备用具 档案盒：符合国家标准的文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、声像档案盒； 印章：久泰能源科技有限公司全宗章、临沂久新能源公司全宗章、文书归档章、科技归档章、数字印章、10年章、30年章、永久章； 电子设备：中晶A3扫描仪1台、台式电脑3台（办公室、借阅室、库房）、HP打印机1台、除湿机2台、温湿度计表2个； 其他工具：打孔机、大小订书机、装订线、钩针、不锈钢钉等。 五、档案工作 （一）收集 档案工作具有系统性和连贯性。档案收集是开展档案整理、分类、编目、保管、借阅、鉴定、统计、销毁等一系列工作的首要环节。俗话说，巧妇难为无米之炊，只有从源头上做好收集工作才能保证档案后续工作的顺利展开。 1、归档范围 上级机关文件材料：颁发执行文件、上级会议、代上级草拟定稿、上级视察讲话、指示、题词、照片及录音录像材料； 本单位文件材料：会议、正式文件（签发稿、印制稿及重要文件修改稿）、与上下级间的请示批复文件、本单位及部门的工作计划和总结报告、本单位领导出息的重要活动材料、本单位的统计报表、财务、人事、会计、生产经营等规章制度文件及协议； 同级单位和非隶属单位的文件：联系协商的文件来往； 下级